Viele von uns sind ständig auf der Suche nach den neuesten Produktivitäts-Tipps, -Tricks oder -Apps. Seit einiger Zeit spielen dabei sogenannte „Task-Manager“ eine wichtige Rolle: Apps, die die Planung von Aufgaben vereinfachen sollen und versprechen, Zeit zu sparen und mehr erledigt zu bekommen. Der Funktionsumfang reicht dabei von einfachen, digitalen To-Do-Listen bis hin zum komplexen Aufgaben- und Projektmanagement. Aber machen dich diese Tools wirklich produktiver?

Die Planung der täglichen Aufgaben ist sicherlich ein zentrales Element des Selbstmanagements.

Bei mir war es so:

Zu Beginn meiner beruflichen Selbständigkeit organisierte ich meine täglichen Aufgaben mittels einer To-Do-Liste: Handschriftlich auf einem Notizblock, der auf meinem Schreibtisch lag. Später wanderten diese Listen dann als Word-Dokumente in den Computer, bevor schließlich die ersten PDAs (Personal Digital Assistent, wie z.B. der Palmpilot)  in Mode kamen, die ich als Technik-Fan natürlich sofort ausprobierte. Auch auf die ersten Smartphones (bei mir damals: Nokia Communicator) zogen die Listen mit um.

Ungefähr zu dieser Zeit begann ich, mich intensiv mit meinem Selbstmanagement zu beschäftigen. Ich las alles, was ich dazu in die Finger bekam und begann, mit David Allen´s „Getting Things Done“-Methode zu arbeiten.

Aus einer täglichen To-Do-Liste wurden so schnell 8 bis 10 Aufgabenlisten, denn Allen´s Methode basierte darauf, Kontext-abhängige Listen zu führen. Also gab es z.B. eine Liste mit dringenden Telefonaten (@Telefon), eine mit Aufgaben, die ich ausschließlich im Büro erledigen konnte (@Büro), eine für zuhause (@Zuhause) und viele andere mehr (@Internet, @MacPro, @Supermarkt, etc.).

David Allen ging davon aus, dass eine Priorisierung der Aufgaben intuitiv beim Durchsehen der Jeweiligen Liste erfolgen würde, was mir jedoch von Anfang an etwas merkwürdig erschien…

Da es recht aufwändig wurde, die vielen Aufgaben-Listen (zusätzlich gab es auch noch eine Projekt-Liste und diverse andere) parallel im Blick zu haben, war ich begeistert, als zeitgleich mit Apples iPhone die ersten Task-Manager-Apps auf den Markt kamen. Und ich testete viele: Von den einfachen (Things) die halfen, Listen zu verwalten und  Aufgaben zu priorisieren, bis hin zu den komplexen (Omnifokus), die zusätzlich ganze Projekte (mit zugeordneten Tasks) organisieren konnten.

Doch rate, was dann passierte…

Fühlte ich eine Entlastung oder gar den versprochenen Zeit-Gewinn?

Leider nein. Im Gegenteil:

Die Organisation der Aufgaben wurde immer komplexer, die einzelnen Listen täglich länger und die Zeit, die durch dieses „Mikromanagement“ aufgefressen wurde, fehlte letztlich für die Erledigung der Aufgaben.

Der gefühlte Stress wurde nicht weniger, sondern stieg sogar an, denn die Bugwelle von Aufgaben, die sich auf den diversen Listen ansammelten, wurde von Tag zu Tag größer und bedrohlicher. Bei einem stetigen täglichen Zufluss von neuen Aufgaben und Projekten, kamen oft für 3 Aufgaben, die ich von einer Liste streichen konnte, 5 neue hinzu.

Nach einiger Zeit (in der ich noch verschiedene Anpassungen und Vereinfachungen ausprobiert hatte) wurde der Frust über die große Menge an täglichen unerledigten Aufgaben immer größer und mir blieb nur noch ein Ausweg:

Ich zog die Notbremse.

Ich verabschiedete mich von den sogenanntem „Task-Managern“, denn sie hatten mich immer mehr zu einem „Task-Manager“ gemacht.

Und das wollte ich definitiv nicht sein.

Ich wollte meine Aufgaben ERLEDIGEN und nicht MANAGEN!

Warum aber stellte sich der versprochene und herbeigesehnte Nutzen dieser Task-Manager nicht ein?

Lag es an mir?

Heute bin ich mir sicher, dass es eher daran lag, dass diese Art Task-Manager das eigentliche Thema schlicht verfehlen.

Warum?

Weil ihre Entwickler von einem  – zumindest in der heutigen Zeit – unpassenden Paradigma ausgehen.

Der Lösungsansatz, den sie verfolgen, geht von einer möglichen und erwünschten Steigerung der Effizienz der Arbeit aus. Diese soll dadurch erreicht werden, dass ich durch eine vermeintlich bessere Organisation meiner Aufgaben mehr Dinge in weniger Zeit erledige.

Wenn es aber um mehr Produktivität geht, ist dieser Ansatz aus 2 Gründen zum Scheitern verurteilt:

1. Er fördert das Mikromanagement und verbraucht damit mehr Zeit, als er einzusparen hilft

2. Er verfolgt das falsche Ziel

Die Folgen des Mikromanagements

Viele Menschen (paradoxerweise vor allem diejenigen, die Spaß am Organisieren haben) tappen früher oder später in die Falle des „Mikromanagements“, also des viel zu kleinteiligen Aufspaltens großer Projekte in kleinste Teilschritte (Tasks). Diese dann wiederum zu organisieren, kostest viel wertvolle Zeit, die zum eigentlichen Erledigen der Aufgaben fehlt. Im schlechtesten Falle verbraucht es sogar mehr Zeit, als es einzusparen hilft. (Ausnahme: Angestellte Projektmanager).

Besonders fatale Folgen hat dies für Unternehmer oder Geschäftsführer, deren Hauptaufgabe es ist, die „großen Räder zu drehen“, also übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen, deutliche Fortschritte in noch unbekanntem Terrain zu machen und damit wirksam am Unternehmen zu arbeiten, statt im Unternehmen.

Das falsche Ziel

Das Paradigma, dass Produktivität das Ziel hat, mehr Aufgaben in immer weniger Zeit zu erledigen, stammt noch aus einer Zeit, in der es vornehmlich um die Steigerung der Effizienz von einfachen Arbeiten ging.

Bei einem vorgegebenen Set an wiederkehrenden und hochgradig automatisierbaren Tätigkeiten, wie z.B. der Fließbandarbeit, war dieser Ansatz sinnvoll und hat die Arbeitswelt sogar revolutioniert.

Diese hat sich aber in den letzten Jahrzehnten rasant gewandelt.

Gerade als Unternehmer und Führungskraft bist du heute vor allem eines:

Ein Wissens-Arbeiter.

Im Informationszeitalter in einer Führungsrolle zu arbeiten, hat zur Folge, dass du einem nicht nachlassenden Strom von ständig neuen Aufgaben und komplexen Herausforderungen ausgesetzt bist.

Gefragt sind hier keine einfachen und automatisierten, sonder komplexe und kreative Lösungen.

Und um diese zu finden, ist vor allem abstraktes, kreatives und verknüpfendes Denken, sowie tiefgründiges und fokussiertes Arbeiten notwendig.

Diese Prozesse mit Werkzeugen optimieren zu wollen, deren Wirksamkeit auf das Paradigma der Effizienz ausgerichtet sind, kann einfach nicht funktionieren.

Vielmehr brauchen wir Werkzeuge, die uns vor allem eines ermöglichen:

Mehr Fokus!

Denn für uns als Wissens-Arbeiter bedeutet Produktivität, nicht mehr Dinge zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun.

Schlussbemerkung:

Tatsächlich benutze ich heute (nach meiner ehemals totalen Abkehr) wieder einen „Task-Manager“:

Das in Design und Funktionalität sehr übersichtlich gestaltete „Todoist“.

Allerdings nutze ich dies in einer sehr vereinfachten (und vereinfachenden) Art und Weise, nämlich nicht im eigentlichen Sinne als Task-Manager, sondern vielmehr als „Sammelkorb“ für Aufgaben und Ideen.

Ich verbringe hiermit also nicht besonders viel Zeit, sondern picke mir lediglich zu Tagesbeginn (ein fester Bestandteil meiner Morgen-Routine, über die du HIER mehr erfahren kannst) nur jeweils max. 5 Aufgaben heraus, die es dann in meinen Kalender schaffen.

Auch hier gelingt es mir nicht jeden Tag, diese komplett zu erledigen. Häufig schaffe ich die komplette Liste, immer jedoch die überwiegende Mehrzahl der Aufgaben, so dass ich abends zufrieden die Fortschritte betrachten kann.

Zusätzlich nutze ich Todoist übrigens noch als einfach strukturierten und dadurch sehr fokussierten Planer für meine Jahres-, Quartals- und Monats-Ziele.

Frage:

Wie ist deine Erfahrung mit Task-Managern? Welche benutzt du und inwiefern unterstützen sie dich?

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