Bereits vor der Corona-Krise waren E-Mails unbestritten der Produktivitäts-Killer Nr. 1. Durch vermehrte Home-Office-Arbeit hat sich die Lage noch einmal deutlich verschärft. Bei vielen platzt die Inbox buchstäblich aus allen Nähten. Gerade als Unternehmer solltest du unbedingt diese 5 Fehler vermeiden, um die Produktivität deines Teams zu erhöhen und selbst nicht in der täglichen E-Mail-Flut unterzugehen…

Ich gebe es zu: Noch vor wenigen Jahren hielt ich es für unerlässlich, bereits vor dem Frühstück noch schnell die E-Mails zu checken. „Als Chef muss ich schließlich den Überblick behalten“, dachte ich mir…

Irgendwann wurde mir klar, dass ich damit meinen Kunden und Mitarbeitern erlaubte, täglich mit mir und meiner Familie am Frühstückstisch zu sitzen. Denn zumindest in meinem Kopf befasste ich mich ja bereits mit deren Anliegen. Diese Erkenntnis führte zu einer grundlegenden Änderung meines Umgangs mit E-Mails.

Denn ich wusste, dass ich als Unternehmer die Kontrolle über meine Zeit und Energie nicht einfach anderen überlassen durfte.


Hier also die 5 größten Fehler im Umgang mit E-Mails – fast alle von mir selbst begangen – und meine Vorschläge, wie du sie vermeiden kannst:

Fehler Nr. 1:

Den Tag mit einem Blick auf die E-Mails beginnen

Nach dem Motto „the morning makes the day“, ist es entscheidend, wie du deinen Tag beginnst und ob du deinen eigenen Prioritäten folgst, oder einfach anderen erlaubst, dich von den wichtigen Dingen abzulenken.
Ich habe daher alle Benachrichtigungen über neue E-Mails auf meinem Handy abgestellt. Grundsätzlich öffne ich mein E-Mail-Programm nicht vor 10:00 Uhr, also erst, nachdem ich bereits meine erste wichtige Tagesaufgabe erledigt habe. 

Fehler Nr. 2:

E-Mails „zwischendurch“ bearbeiten, ohne ein konkretes Zeitfenster vorzugeben

Auch im Laufe des Tages „checke“ ich keine E-Mails mehr. Vielmehr habe ich klar definierte Zeitfenster, in denen ich meine E-Mails bearbeite. Dies mache ich zweimal täglich innerhalb meiner beiden „Arbeitstag-Routinen“, also vormittags und am späten Nachmittag (siehe dazu auch diesen Beitrag).

Mit „bearbeiten“ einer E-Mail meine ich übrigens nicht  „überfliegen“ oder „lesen“, sondern so bearbeiten, dass ich sie nicht nochmal anfassen muss. Denn das mehrmalige Anfassen derselben E-Mail ist einer der grössten Produktivitäts-Killer.

In meiner E-Mail-Bearbeitungs-Zeit versuche ich daher immer, den „Inbox-Zero“ zu erreichen, also alle E-Mails aus dem Eingangskorb zu bearbeiten und am Ende eine leere Inbox zu haben.

Fehler Nr. 3:

Den E-Mail-Eingangskorb (unbewusst) als Aufgabenliste nutzen

Schon David Allen hat mit seiner „Getting-Things-Done“-Methode verdeutlicht, wie wichtig es ist, niemals einen Eingangskorb mit einem Erinnerungs-System oder Ablage-System zu verwechseln. Zwischen diesen keine klare Abgrenzung zu haben, verursacht immer Chaos.

Denn die beiden häufigsten Gründe, warum E-Mails im Eingangskorb liegenbleiben, sind:

• es wird nicht geklärt, was der nächste notwendige Bearbeitungs-Schritt ist

• die E-Mail selbst dient als Erinnerung an die (vermeintlich) enthaltene Aufgabe 

Für mich hat eine schnell ansteigende Zahl von E-Mails in meiner Inbox etwas bedrohliches. Und im schlimmsten Fall beginnt damit ein Teufelskreis. Denn die Unlust, diese Sammlung von versteckten Aufgaben und aufgeschobenen Entscheidungen durchzuarbeiten, wächst exponenziell mit.


Daher hier mein wichtigster Tipp:

Leere deine E-Mail-Inbox möglichst mehrmals am Tag vollständig, auf jeden Fall aber zum Ende deines Arbeitstages.

Das wird dir ein enormes Gefühl von Freiheit und Leichtigkeit verschaffen!

Wichtig: Wenn ich von „bearbeiten“ der E-Mails spreche, meine ich nicht zwingend „beantworten“. Vielmehr gilt es, zu entscheiden, welche der folgenden Aktionen – abhängig vom Inhalt der E-Mail – ausgeführt wird:

• löschen

• archivieren

• delegieren

• verschieben

• beantworten

Beachte: Nur wenn die ersten vier Möglichkeiten nicht angebracht sind, erwäge ich die letzte: Eine direkte persönliche Antwort.

Fehler Nr. 4:

Unterordner im E-Mail-Programm verwenden

Das Verschieben von E-Mails in Unterordner ist unübersichtlich und zeitraubend. Ausserdem taucht immer früher oder später eine E-Mail auf, die thematisch in keinen der vorgesehenen Ordner passt. Schon muss ein neuer erstellt werden. Mit der Zeit wächst die Zahl der Ordner unaufhaltsam an und der Überblick geht definitiv verloren.

Der bessere Weg: Verschiebe alle E-Mails, die du später noch einmal benötigst, in nur einen Ordner, am besten den Archiv-Ordner des E-Mail-Programms. Das geht in den meisten Apps, zumindest in Apples „Mail“ und Googles „G-Mail“, mit nur einem Klick.

Die Suchfunktionen dieser Apps sind mittlerweile sehr mächtig und du kannst dich darauf verlassen, im Notfall alles schnell zu finden.

E-Mails, die ich dauerhaft archivieren möchte, gehen übrigens in mein zentrales Evernote-Archiv.

Fehler Nr. 5:

E-Mails zur internen Kommunikation benutzen (ggf. sogar mit Datei-Anhängen)

Die Idee einer zentralen Ablage für projektrelevante Dateien, auf die mehrere Mitarbeitern parallel zugreifen können, hat sich in vielen Firmen bereits durchgesetzt. Trotzdem ist es – vor allem in kleineren Betrieben – immer noch üblich (bzw. wird geduldet), dass Dokumente und Dateien firmenintern als E-Mail-Anhang versendet werden.

Damit ist häufig das Chaos vorprogrammiert, da schnell unterschiedliche Versionen derselben Datei auf verschiedenen (teilweise mobilen) Endgeräten von verschiedenen Mitarbeitern liegen.

Doch selbst, wenn keine Anhänge versendet werden, ist die interne Kommunikation via E-Mail die denkbar schlechteste Lösung.

Meine klare Empfehlung: Eine interne „No-Email-Policy“, also ein Verbot, E-Mails firmenintern zu versenden.

Stattdessen nutze besser kontextbezogene Kommunikation. Dabei wird dort kommuniziert, wo auch die Projekte, Aufgaben, Dokumente und Dateien liegen. Das spart enorm viel Zeit und erhöht den Überblick.

Am besten funktioniert das meiner Erfahrung nach mit „MeisterTask“.
Hier werden Projektverlauf (nach der Kanban-Methode), Aufgaben, Ressourcen und die Kommunikation dazu sehr übersichtlich abgebildet.

Das Ergebnis: Jeder sieht auf einen Blick, wie der Stand der Dinge ist.


Frage:

Was nervt dich am meisten beim Umgang mit E-Mails?

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