Gerade diejenigen von uns, die in Führungspositionen arbeiten, beginnen ihren Tag meist sehr gut geplant. Doch oft genug wird diese Planung im Tagesverlauf von vermeintlich dringenden Dingen torpediert, bis sie schließlich vollends zusammenzubrechen droht. Wenn dann auch noch Unerledigtes von der Arbeit mit nachhause gebracht wird, ist der Unfrieden meist vorprogrammiert… Wie es mir gelingt, fokussiert an den wichtigen Tagesaufgaben „dranzubleiben“ und was diese zwei „Routinen“ damit zu tun haben, erfährst du hier…

Besonders zu der Zeit, als ich Geschäftsführer eines Tonstudios für Film- und Fernsehproduktionen war, passierte es mir regelmäßig: Mit Terminkalender und To-Do-Liste gewappnet, begann der Tag zunächst mit dem sicheren Gefühl, alles Wichtige im Blick zu haben. Wie geplant, absolvierte ich den ersten Termin und machte mich an die wichtigen Aufgaben.

Dann summte mein iPhone kurz und signalisierte, dass ich eine neue Nachricht bekommen hatte. „Könnte ja wichtig sein“, dachte ich und schaute schnell nach. Nun – wichtig war es eigentlich nicht, aber einige rot leuchtende Symbole signalisierten mir, dass ich auch via WhatsApp und Facebook neue Nachrichten bekommen hatte. Ich checkte diese schnell und wollte mich gerade an die nächste Aufgabe meiner Liste machen, als das Telefon klingelte und ein Kunde anrief…

Er hatte ein dringendes Problem und es stellte sich heraus, dass ich ihm zeitnah weiterhelfen konnte. Ich musste dazu nur schnell eine kurze E-Mail an jemanden schreiben. Gesagt, getan – und das E-Mail-Programmm einmal geöffnet, sprang mir eine weitere Nachricht ins Auge, deren Betreffzeile dringend klang.

Natürlich überflog ich sie (sie war etwas länger) und versuchte gerade herauszufinden, welche nächste Aufgabe sich für mich daraus ergeben würde, als es plötzlich an meiner Türe klopfte und ein Mitarbeiter mich wegen eines Problems um Hilfe bat…

Nun, diese Geschichte könnte noch ewig so weitergehen…

Das Schlimme ist: Manchmal tat sie es auch!

Und das Ende vom Lied? Es kommt dir vielleicht bekannt vor:

Dein Arbeitstag neigt sich dem Ende zu und du stellst ernüchtert fest, dass du die meisten deiner geplanten Aufgaben nicht erledigt hast. Frustration macht sich breit. Die unerledigten Aufgaben und Projekte verteilst du auf die nächsten Tage – mit einem mulmigen Gefühl im Bauch. Denn langsam zeichnet sich ab, dass die „Bugwelle“ von Aufgaben, die du vor dir herschiebst, immer größer wird.

Was ist passiert?

Wie konnte der Tag dermaßen aus dem Ruder laufen?
Der Hauptgrund ist meist folgender:

Du hast den Fokus verloren.

Dein anfänglich guter Plan verschwamm langsam hinter den vermeintlich dringenden Dingen, die sich unaufhaltsam in den Vordergrund schoben. Fast unbemerkt wurden deine wichtigen Aufgaben immer unschärfer und gerieten schließlich ganz aus dem Blick.

Was ist zu tun?

Sorge für den notwendigen Fokus, um an den wichtigen Aufgaben „dranzubleiben“ und nicht den ständigen Ablenkungen durch scheinbar „Dringendes“ zu erliegen.

Nutze dafür festgelegte Routinen, die deinem Arbeitstag eine klare Struktur geben und Ablenkungen minimieren.

Gehörst du bereits zu denjenigen, die ihren Tag mit einer Morgen-Routine (auch „Morgen-Ritual“ genannt) beginnen?

Nein? Kein Problem, lies einfach bei Gelegenheit HIER den entsprechenden Artikel dazu.

Ja? Prima, dann hast du bereits erfahren, welche Kraft in einer gut strukturierten Routine steckt und wie aus ihr ein wahrer Produktivitäts-Booster werden kann.

Kurz zur Erinnerung:

Was zeichnet eine solche Routine aus?
Eine feste Abfolge von Handlungen, die nacheinander und automatisiert ausgeführt werden. Diese wird ausgelöst durch einen spezifischen Trigger (z.b. Ort, Zeitpunkt oder vorangegangene Handlung). Ein solcher Trigger kann auch einfach ein entsprechender Kalendereintrag sein.

Diese beiden Routinen helfen mir, den ganzen Tag fokussiert zu bleiben:

• die „Arbeitstag-Start-Routine“

• die „Arbeitstag-End-Routine“

Gemeinsam haben sie diese 3 Ziele:

• den Fokus auf das Wesentliche (die 3 wichtigsten Tagesaufgaben) zu richten

• Unwesentliches gebündelt, automatisiert und zeitlich klar begrenzt abzuarbeiten

• genügend Energie für die wichtigen außerberuflichen Aufgaben (Familie, Persönliches) zu haben

Die beiden Routinen unterstützen mich dabei,

• die allgegenwärtigen Ablenkungen zu minimieren

• die 3 „Haupt-Produktivitäts-Killer“ E-Mails, Benachrichtigungen und Social-Media in klare Schranken zu verweisen

• mich nach notwendigen Abweichungen vom Plan wieder schnell auf das Wesentliche zu fokussieren

• meinen Arbeitstag klar zu beenden und wieder einen freien Kopf zu bekommen

Meine „Arbeitstag-Start-routine“ beginnt um 10:00 Uhr (also erst, nachdem ich meine erste wichtige Tagesaufgabe erledigt habe). Sie dauert 30 Minuten und beinhaltet die folgenden Dinge:

• E-Mails bearbeiten (möglichst bis zum „Inbox-Zero“)

• Check Twitter, Instagram

• Durchsehen / Anpassen der wichtigen 3 Tagesaufgaben

Meine „Arbeitstag-End-Routine“ beginnt um 17:15 Uhr, dauert 45 Minuten und beinhaltet die folgenden Dinge:

• E-Mails bearbeiten (möglichst bis zum Inbox-Zero)

• Todoist Inbox leeren

• Evernote Inbox leeren

• Check Twitter, Instagram

• Todoist durchsehen hinsichtlich der Aufgaben für morgen und die laufende Woche

• die wichtigen 3 Tagesaufgaben für morgen festlegen

Tipp:


Beschränke dich anfangs darauf, nur wenige, klar definierte Handlungen in einer Routine zusammenzufassen. Hier ist – wie so oft im Leben – weniger einfach mehr.

Wenn das Thema „Routinen“ noch neu für dich ist, beginne am besten mit einer „Morgen-Routine“. Den zugehörigen Artikel findest du HIER.

Und wenn du direkt loslegen möchtest und schnell und einfach deine persönliche Morgen-Routine entwickeln möchtest, starte am besten mit meinem kostenlosen Mini-Kurs (inkl. Workbook)!

Dazu einfach HIER anmelden!

Frage:

Hast du bereits Erfahrung mit ähnlichen (oder auch ganz anderen) Arbeitstag-Routinen und was ist dir dabei besonders hilfreich und wichtig?


Bitte poste deine Antwort in das Kommentarfeld unten.