Durch die Notwendigkeit von Homeoffice und dezentralem Arbeiten sind in den letzten Monaten vor allem Selbständige und kleinere Unternehmen unter Druck geraten. Eine der dringendsten Aufgaben: Die Effizienz der digitalen Kommunikation und Kollaboration im Team zu erhöhen. Zum Glück gibt es mittlerweile einige sehr gute Tools, die dafür sorgen, dass Informationen leicht zugänglich sind, Kommunikationswege verkürzt werden und dezentrale Team-Führung erleichtert wird. Die wichtigsten dieser Apps, die ich auch persönlich nutze, möchte ich heute kurz vorstellen.

Wer mich kennt, der weiß, dass ich seit Jahren bekennender Apple-Fan bin und mein iPad mittlerweile mein Arbeitsgerät Nr. 1 ist. So wird es niemanden verwundern, dass alle der folgenden Apps auch auf dem iPad verwendbar sind.

Sowohl für das Selbstmanagement, als auch für die digitale Organisation eines Teams, wird die benutzte Hardware aber ohnehin bald nur noch eine untergeordnete Rolle spielen. Denn längst geht der Trend zu web-basierten Lösungen, bei denen es nebensächlich ist, welche Art von Gerät benutzt wird.

Dies gilt auch für die folgenden 5 Apps, die ich hier kurz vorstellen möchte:

• Todoist

• Goodnotes

• Evernote

• G-Suite

• Meistertask

Todoist

Todoist ist ein sehr umfangreicher, aber dennoch übersichtlicher Task-Manager. Hier lassen sich Aufgaben und Projekte verwalten und auf allen Geräten synchron halten. Es ist gut im Team einsetzbar, da Aufgaben zugewiesen und Admin-, bzw. Mitglieder-Rollen festgelegt werden können. Es gibt eine kostenfreie Basis-Version, sowie als Abo-Modell eine Premium- und eine Business-Version.

Ich selbst benutze Todoist übrigens schon seit einigen Jahren, allerdings NICHT als Task-Manager, sondern:

• als zentrale Sammelstelle meiner Aufgaben (ohne, dass ich sie hier konkret „manage“)

• für die Übersicht und Planung meiner Jahres-, Quartals- und Wochen-Ziele

Vorteile: 

• teamfähig

• übersichtliches, modernes Design

• sehr ausgereift und stabil

Goodnotes

Goodnotes ist eine meiner meistbenutzten Apps überhaupt. In Kombination mit meinem iPad Pro und dem Apple Pencil ist es meine Lieblings-App für handschriftliche Notizen. Für mich verbindet es das Beste aus beiden Welten (analog und digital). Denn einerseits kann ich handschriftlich arbeiten, andererseits meine Notizen mit Hilfe der mächtigen Suchfunktion über hunderte von Seiten hinweg durchsuchen. Dadurch kann ich alles in wenigen Sekunden wiederfinden.

Außerdem lässt sich die Handschrift schnell und einfach in Computerschrift umwandeln und so auch in E-Mails oder anderen Dokumenten nutzen. 

Zusätzlich eignet es sich hervorragend, um PDFs zu lesen und zu annotieren. 

Der Präsentationsmodus erlaubt es, alles kabellos auf einem großen Monitor zu präsentieren. Das macht Overheadprojektion oder digitale Whiteboards überflüssig.

(Vielleicht kannst du dir mein Kopfschütteln vorstellen, als ich vor kurzem von meinem jüngsten Sohn erfuhr, dass seine Schule gerade einen sechsstelligen Betrag für „digitale Tafeln“ ausgegeben hat…)

Vorteile:

• handschriftliche Notizen lassen sich sehr gut erstellen und organisieren

• keine Limitierung der Seiten-Anzahl des „Notizbuchs“

• sehr gute Suchfunktion

• ideal für PDF-Annotationen

• Präsentationsmodus 

Evernote

Evernote ist bei mir sowohl persönlich, als auch beruflich der zentrale Pfeiler des papierlosen Büros. Es ist sozusagen der digitale Aktenschrank, in dem wirklich alle Dokumente dauerhaft abgelegt werden. So lassen sich alle Kundenprojekte, alle steuerlich relevanten Dokumente, etc., problemlos archivieren, teilen und weiterleiten. Und das nicht nur im Team, sondern auch extern (z.B. mit dem Steuerberater).

Die Suchfunktion ist wirklich sehr gut und sogar in der Lage, Schriften auf Fotos zu durchsuchen. (Nutze ich privat z.B. für abfotografierte Wein-Etiketten). Es gibt eine kostenlose Basic-Version, sowie Premium- und Business-Versionen als Abo-Modell.

Vorteile:

• jedes Dokument ist jederzeit und von jedem Ort aus auffindbar (Cloud-basiert)

• Teilen von Dokumenten sowohl im Team, als auch extern (u.a. via Download-Link) möglich

G-Suite

Googles G-Suite ist eine Zusammenstellung der wichtigsten Apps aus den Bereichen „Office-Anwendungen“ (Docs und Tabellen), Kommunikation (G-Mail),  und Online-Speicherplatz (Drive).

Schon vor einiger Zeit habe ich mich von Word, Excel und Co. verabschiedet. Der Grund: Zu viel Zeitverlust durch den völlig aufgeblähten Funktionsumfang und die damit einhergehenden häufigen Fehlerquellen und Probleme. Meistens nutzte ich nur ca 20 % der Funktionen, hatte aber in 80 % der Fälle mit irgendwelchen Kompatibilitäts- oder Formatierungsproblemen zu kämpfen.

Dies gehört der Vergangenheit an, seit ich Google-Docs und Google-Tabellen nutze. Die Funktionalität ist hier immer noch mehr als ausreichend, dazu ist alles übersichtlicher und nutzerfreundlicher aufgebaut. Da es web-basiert ist, entfällt die Installation und Wartung von Software und außerdem bleiben alle Dokumente zentral an einem Ort (in der Cloud).

Auch die Verwendung im Team ist wesentlich einfacher und intuitiver als bei den Microsoft-Produkten. Mehrere Mitarbeiter können tatsächlich gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und sehen, was der andere tut. Und das alles ohne komplizierte Rechteverwaltung und „Freigeben“ des Dokumentes.

Der zur G-Suite gehörige E-Mail-Client (G-Mail) ist mittlerweile zu meinem absoluten Favoriten geworden und wird es wohl bleiben (zumindest solange „Spark“ weiterhin nicht DSGVO-Konform ist).

Vorteile:

• web-basierte „Office-Anwendungen“, d.h. keine aufwändige Installation und Wartung nötig

• übersichtlicher Funktionsumfang bei hoher Zuverlässigkeit

• ideal für dezentrale Teams, da mehrere Mitglieder gleichzeitig an einer Datei arbeiten können

• sehr guter E-Mail-Client (Funktionsumfang, Design, Usability)

Meistertask

Meistertask bietet eine hervorragende Lösung, um Projekte, Aufgaben und relevante Dokumente übersichtlich (nach Kanban-Methodik) und für alle Teammitglieder zugänglich zu organisieren.

Die Aufgaben werden auf „Karten“ notiert, die auf einem „Board“ den einzelnen Projekten, Bearbeitungsstufen oder Mitarbeitern zugewiesen werden. So ist  jederzeit und für jeden klar, wer wann woran arbeitet.

Das beste ist jedoch, dass auch die gesamte Kommunikation kontextbezogen (nämlich direkt auf den Karten) und dadurch hocheffizient abläuft. Dadurch sind alle projektrelevanten Informationen immer nur einen Klick entfernt.

Seit der Nutzung von Meistertask sind firmeninterne E-Mails bei mir tatsächlich verboten. (Warum ich diese interne „No-E-Mail-Policy“ jedem Unternehmer dringend empfehle, kannst du in HIER nachlesen).

Meistertask ist web-basiert nutzbar, sowie mobil als iOS- oder Android-App. Die Basic-Version ist kostenlos, die Varianten Pro, Business und Enterprise gibt es im Abo-Modell.

Übrigens handelt es sich bei dem Betreiber um die deutsche Firma Meisterlabs, die ihren Service auf deutschen Servern hostet.

Vorteile:

• übersichtliches und intuitives Projekt- und Taskmanagement für Teams

• Kanban-Funktionalität

• kontextbezogene Kommunikation (macht firmeninterne E-Mails überflüssig)

• Hosting auf deutschen Servern

Frage:

Welches sind zur Zeit deine Lieblingstools, um dich und dein Team zu organisieren?

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