In Folge 34 des Business Dojo Podcasts geht es u.a. um diese Themen:

– Der „ideale Kalender“: Warum er unabhängig von deinem Lieblings-Tool funktioniert

– Die 4 grundlegenden Prinzipien eines idealen Kalenders

– Wie du deinen ganz persönlichen „idealen Kalender“ Schritt für Schritt erstellen kannst

– Tipps und Tricks, wie du ihn im Unternehmer-Alltag am besten einsetzt

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Frage:

Wie sieht dein idealer Kalender aus? Welches Prinzip findest du am wichtigsten?

Bitte poste deine Antwort einfach unten ins Kommentarfeld!

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 34 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um das Thema “Der Ideale Kalender”.
Für die meisten von uns ist der persönliche Kalender vermutlich das wichtigste Werkzeug, wenn es darum geht, sich selbst zu organisieren.
Was aber ist ein “idealer Kalender”?

Gleich vorab gesagt: Nicht gemeint ist damit die Art oder Form des Kalenders, den du benutzt.
Es geht also nicht um das richtige Tool oder die beste App, sondern es geht um etwas viel wichtigeres, nämlich um 4 grundlegenden Prinzipien, die deinen Kalender zum idealen Kalender machen können.
Dazu also gleich mehr...

Was ist das eigentlich, ein “idealen Kalender”?
Eben habe ich schon gesagt, damit ist nicht die Art oder Form des Kalenders gemeint.
Es geht also nicht um die Frage, ob du deine persönlichen Termine lieber in einem digitalen Kalender, z.B. in einem Google-Kalender oder einer anderen digitalen App verwaltest, oder ob du die Papier-und-Stift-Methode bevorzugst und einen herkömmlichen Terminplaner verwendest.
Die Bezeichnung “idealer Kalender” bedeutet auch nicht, dass er perfekt sein muss, um zu funktionieren, oder dass er für alle Menschen gleich sein muss.
Nein, im Gegenteil: Ich bin überzeugt, dass der persönliche Kalender oder Terminplaner eine sehr individuelle Sache ist. Vermutlich sogar das individuellste und persönlichste Tool, das wir im Bereich unseres Selbstmanagements verwenden.

Und doch - das ist zumindest meine Erfahrung - gibt es einige grundlegende Prinzipien, die ich hier vorstellen möchte, um wirklich das beste aus deinem Kalender herauszuholen.

Mit Hilfe dieser Prinzipien lässt sich eine Art Schablone für deine Termine anfertigen, die du ganz nach deinen eigenen Bedürfnissen entwirfst.
Stell dir einfach vor, du hast deinen Kalender in Form einer Wochenübersicht vor dir, in der du alles auf einen Blick siehst.
Dein “idealer Kalender” entspricht dann einer von dir maßgeschneiderten Schablone, die du über die leere Wochenansicht legen kannst und durch die verschiedene Zeitzonen sichtbar werden, in die du deine Termine einträgst.
Dadurch setzt du für bestimmte Aktivitäten klare Grenzen und verhinderst, dass du wichtige Lebensbereiche unbewusst ausblendest oder einfach übersiehst.
Denn das geht ja ganz schnell, insbesondere, wenn du dir auch deine Arbeitszeit vollkommen frei einteilen kannst, wie das ja bei uns Unternehmern und Selbständigen grundsätzlich der Fall ist.

Und da sich Arbeit ungefähr so verhält wie Wasser, hat sie die Tendenz sich gerne in all unsere Lebensbereiche auszudehnen, durch undichte Ritzen in unser Privat- oder Familienleben durchzusickern oder uns selbst von erholsamen Freizeitaktivitäten abzuhalten. Und das einzige was dagegen hilft:
Klare Grenzen setzen und die verschiedenen Bereiche abschotten. Und diese klaren Grenzen, die natürlich nur du alleine definieren kannst, die werden dann graphisch durch die Zeitzonen in deinem idealen Kalender dargestellt.

Anhand welcher Kriterien du diese Zeitzonen definierst, dazu kommen wir gleich.

Wichtig zum Verständnis des Konzeptes des “Idealen Kalenders” ist, dass du einen neuen Termin immer nur in die jeweils dafür gedachte Zeitzone einträgst.

Nochmal zur Erinnerung: Wir alle haben bekanntlich die gleiche Menge an Zeit zur Verfügung und trotzdem scheint es manchmal so zu sein, dass manche Menschen einfach mehr aus ihrer Zeit machen, mehr umgesetzt bekommen und am Ende der Woche mehr erreicht haben.

Ich glaube ja persönlich nicht an den Begriff “Zeitmanagement” - denn Zeit ist letztlich nur eine begrenzte Ressource, von der wir alle gleich viel haben, nämlich 168 Stunden pro Woche. Richtig managen - im eigentlichen Wortsinn - lässt sie sich nicht.

Entscheidend ist vielmehr, mit diesem feststehenden Budget richtig umzugehen.
Das mag jetzt vielleicht wie eine Binsenweisheit klingen, aber wenn man genauer darüber nachdenkt, verhält es sich mit diesem Zeit-Budget ähnlich wie mit einem finanziellen Budget.

Wenn du die Verantwortung für ein Budget x im Zeitraum y hast, dann wirst du dieses entsprechend einteilen.
Und genau so funktioniert ein “idealer Kalender” - du überlegst dir zu Beginn, also mit einer völlig leeren Wochenübersicht vor dir, wie du dein Gesamt-Budget sinnvoll einteilst.

Es geht also dabei um die übergeordnete Frage: Wofür möchte ich meine begrenzte Zeit
verwenden?

Und damit wird auch klar, dass ich hier nicht grundsätzlich unterscheiden möchte zwischen Terminen und Aufgaben (so wie das z.B. David Allen mit seiner “Getting Things Done”-Methode propagiert hat).

Ich glaub nicht daran, dass diese Unterscheidung langfristig gut funktioniert, also nur die Termine in den Kalender zu schreiben und die Aufgaben dann separat auf eine entsprechende Aufgabenliste. Warum das meiner Erfahrung nicht gut funktioniert, darauf komme ich gleich noch einmal zurück...

Jetzt möchte ich zum ersten Prinzip des “idealen Kalenders” kommen.
Das lautet nämlich:

Was im Kalender steht, wird auch gemacht.

Ich selbst arbeite schon seit Jahren nicht mehr mit herkömmlichen To-Do-Listen.
D.h. ich betrachte meine wichtigen Aufgaben, die ich während einer Woche erledigen möchte, grundsätzlich als Termine mit mir selbst.
Denn sie benötigen ja Zeit, um erledigt zu werden und diese Zeit gebe ich ihnen im Rahmen des entsprechenden Zeitbudgets, was mir zur Verfügung steht.

D.h.: ICH entscheide und lege fest, wofür ich meine Zeit nutze und niemand sonst.

Und wenn du Selbständig bist oder als Unternehmer eine Firma leitest, dann bist du letzten Endes ganz allein dafür verantwortlich, zu entscheiden, wofür du dein Zeitbudget verwendest. Und zwar jede einzelne Stunde.
Und genau so, wie du für dein finanzielles Gesamt-Budget zu entscheiden hast, wohin jeder einzelne Euro fließt, so entscheidest du für dein Zeitbudget, wohin jede einzelne Stunde fließt.
Und klar - das funktioniert am besten, wenn du - wie eben jeder Unternehmer - absolut frei über deine Zeit verfügen kannst.
Aber das Prinzip funktioniert für jeden Menschen! Auch für Angestellte oder sogar für Rentner. Du teilst dein Gesamt-Zeitbudget letztlich nur anders ein.
Als Angestellter hast du dich eben entschieden, jeden Tag einen Zeitblock von z.B. 8 Stunden deiner persönlichen Zeit deinem Arbeitgeber zu widmen. Dieser Zeitblock steht dir dann natürlich nicht mehr für Anderes zur Verfügung. Aber wie du die restlichen 16 Stunden des Tages verbringst, darüber entscheidest du ganz allein.

Und auch hier ist es enorm hilfreich, die Zeit im Kalender in entsprechende Zeitzonen und Zeitblöcke einzuteilen, um den Dingen, die dir persönlich wichtig sind, das entsprechende Budget zuzuordnen.

Also noch einmal kurz das 1. der 4 grundlegenden Prinzipien des idealen Kalenders zusammengefasst:
Was im Kalender steht wird auch gemacht.

Das Bedeutet: Verabschiede dich von To-Do-Listen und betrachte deine Aufgaben als Verabredung mit dir selbst. Und entsprechend gehören diese Aufgaben in deinen Kalender in Form eines angemessenen Zeitblocks, der wiederum in einer entsprechenden Zeitzone liegt.

Und damit sind wir genau genommen schon beim 2. Prinzip des “idealen Kalenders”:
Dem sogenannten Time-Blocking.

Im Wesentlichen geht es darum, das Prinzip des “Timeblockings” zu kombinieren mit dem Prinzip von “Deep Work”, einem Begriff, den Cal Newport in seinem gleichnamigen Buch geprägt hat.

Vor allem, wenn du - wie die meisten Unternehmer - im eigentlichen Sinne Wissens-Arbeiter bist, wenn du überwiegend eine Wertschöpfung daraus erzielst, neue Konzepte oder Ideen zu entwickeln, neue Dienstleistungen oder Produkte zu verwirklichen, Führungsaufgaben zu übernehmen, usw. , dannn tust du gut daran, große Teile deiner Arbeits-Zeit in Blöcke möglichst ungestörter, fokussierter Aufmerksamkeit einzuteilen.
Denn diese Ungestörtheit, dieses Sich-Versenken in tiefe und häufig auch kreative Denkprozesse, das ist es, was Deep Work auszeichnet.
Und das ist eine Leistung, die entsprechend viel Energie benötigt und daher hirn-physiologisch am besten in Zeitblöcken von 1,5 bis maximal 2 Stunden funktioniert.

Denn das ist nachgewiesenermaßen der Zeitraum, in dem wir hochkonzentriert und fokussiert an einer Aufgabe arbeiten können, die eben unser bestes Denken und unsere volle Konzentration verlangt.
Danach braucht unser Gehirn in der Regel eine kleine Pause, bevor es dann die nächste große Aufgabe angehen kann.

Also, zusammengefasst: Nutze für deine Arbeitszeit die Kombination der Techniken des “Deep Work” und des Time-Blockings dazu, um maximal produktiv zu sein.
Trage dazu in deinen Kalender maximal 3 dieser Blöcke pro Tag ein für deine wichtigsten 3 Tagesaufgaben. Ich nenne sie übrigens auch gerne “die magischen 3”, denn alleine dieses Prinzip wird dir einen fast magischen Schub geben beim erreichen deiner Wochen- und Quartalsziele. Und natürlich beziehen sich die magischen 3 nicht nur auf berufliche Aufgaben, sondern ebenso auf deinen persönlichen und familiären Lebensbereich.

Und selbst, wenn du am Ende dieser Folge sagst, naja, das mit dem idealen Kalender ist mir etwas zu viel, um es sofort voll umzusetzen, aber ich möchte zumindest EINS dieser zugrundeliegenden Prinzipien ausprobieren...
Ja, wenn du mich also fragen würdest, welches ist das wichtigste Konzept, wenn ich nur ein einziges umsetzen möchte, dann empfehle ich tatsächlich dieses:
Kombiniere Time-Blocking mit Deep Work und lege dich jeden Tag auf die magischen 3 Aufgaben fest, schreibe sie in deinen Kalender als feste Termine von jeweils 1,5 bis max 2 Std. Dauer Und dann: Erledige sie!

Und wenn das bei dir mit nur einem Block pro Tag funktionieren sollte, weil das in deiner Planung eben nicht anders möglich ist, dann ist das natürlich völlig in Ordnung.

Denn stell dir mal vor: wenn du jeden Tag hochkonzentriert und völlig frei von Störungen - 2 Stunden an einer wichtigen Sache arbeitest, wie weit wirst du in diesem Projekt dann in einer Woche vorankommen? Wie weit in einem Monat?
Klare Antwort: Du wirst wesentliche Fortschritte machen!

Weiter geht´s gleich mit 2 Prinzipien, die dir dabei helfen, deine Zeitzonen festzulegen und damit die Schablone für deinen idealen Kalender zu bauen.

Jetzt geht es also um die verschiedenen Zeitzonen in deinem idealen Kalender.

Bildlich vorstellen kannst du dir die als große Blöcke in deiner Wochenansicht.
Die haben sowohl eine horizontale Ausdehnung, legen sich also schablonenartig z.B. von Montag bis Freitag wie ein durchgehender Zeitslot über deine Wochenansicht und sie haben eine vertikale Ausdehnung, bewegen sich also z.B. innerhalb einer Tages-Spalte von oben nach unten.

Am besten kannst du dir das so vorstellen:
Wenn du dir die Wochenansicht deines Kalender vorstellst wie einen Stundenplan auf einem Din-A-4-Blatt im Querformat, dann ergibt sich daraus eine einfache Tabelle mit 7 Spalten (entsprechend den Wochentagen) und den Zeilen, die der Uhrzeit entsprechen. Der Einfachheit halber beginnst du die erste Zeile mit der Uhrzeit, zu der du aufstehst, z.B. 6 Uhr morgens uns hast dann eine halbstündige Einteilung bis zu deiner normalen Schlafenszeit, z.B. 22 Uhr abends. Daraus würden sich dann also 32 Zeilen á einer halben Stunde ergeben.

Ich empfehle, das für eine erste Fassung deines idealen Kalender ruhig einmal so in einer Tabellenkalkulation oder auf einem leeren Din-A-4-Baltt nachzubauen.

Kommen wir zu den Zeitzonen und damit zum 3. Prinzip des idealen Kalenders:
Das lautet:
Nutze zur horizontalen Einteilung deine wichtigen “Dimensionen”.

Was meine ich hier mit “Dimensionen”?
Dimensionen ist meine Bezeichnung für übergeordnete Lebensbereiche, die sich dem Tagesablauf im Kalender zuordnen lassen.

Also, vermutlich kennst du die Lebensbereiche (oder, wie Stephen Covey es genannt hat, die unterschiedlichen Rollen, die du in deinem Leben einnimmst) bereits aus deiner langfristigen Zielplanung.
Wenn nicht, ist das aber nicht schlimm, denn ich arbeite hier nur mit einer vereinfachten Version, in dem ich nur die übergeordneten Lebensbereiche heranziehe, nämlich die 3 folgenden Dimensionen:

persönlich
beruflich
familiär

Wenn du diesem Podcast oder meinem Blog regelmäßig folgst, dann kennst du diese Einteilung vermutlich schon aus dem MDE-System und der langfristigen Zielplanung.

Das ist also mein Vorschlag für die Betitelung der horizontalen Dimensionen in deinem idealen Kalender - natürlich kannst du das beliebig später auch für deine Bedürfnisse anpasen oder ändern, aber für den Einstieg ist das eine gute Lösung und bei mir ist es ehrlich gesagt auch dauerhaft so geblieben, denn eine höhere Komplexität hilft hier nicht unbedingt weiter.

Also, jetzt ganz praktisch gesagt:
Schau einmal, inwiefern du diese 3 Dimensionen (persönlich, beruflich & familiär) dazu nutzen kannst, deinen Wochenkalender in horizontale Zeitslots einzuteilen.
Ich schreibe dazu einfach an die linke seite der Tabelle entsprechend der Uhrzeit die Dimensionen, so dass meine Tage (zumindest Montags-Freitags) in 6 Zeitzonen aufgeteilt sind:

Von 5:00-6:30 Uhr liegt bei mir die Zeitzone mit der Dimension “persönlich”, denn da beschäftige ich mich ausschließlich mit meiner persönlichen Morgen-Routine.

Von 6:30 - 7:30 liegt steht bei mir die Zeitzone mit der Dimension “familiär”, denn dann kümmere ich mich um familiäres, gemeinsames Frühstück mit meiner Frau und oder den Kindern, entsprechende Absprachen oder Vorbereitungen für den Tag, usw.

Von 7:30 bis 12:30 Uhr liegt meine 1. Arbeitszeitzone, gekennzeichnet rechts durch die Dimension “beruflich”.

Von 12:30 - 14:30 gibt es wieder eine mit “persönlich” gekennzeichnete Zone, die ich meist als Mittagspause, für einen Hundespaziergang oder private Verabredungen nutze.

Von 14:30 - 17:30 liegt noch einmal eine berufliche Zeitzone, die dann von der letzten Zone bis 22:00 abgelöst wird, die eine gemischte Zeitzone ist, die bei mir mit der Dimension “persönlich/familiär” beschriftet ist.

Jeder Tag von Montag bis Freitag ist also bei mir schon einmal anhand meiner drei wichtigsten Dimensionen in 6 Zeitzonen aufgeteilt und die haben klare Grenzen.

Bei jedem Termin, den ich nun in meinen Kalender eintrage, achte ich nun zuerst darauf, dass er nur in der passenden Zeitzone eingetragen wird.
Berufliche Termine plane ich also grundsätzlich nur Mo-Fr. in der Zeitzone zwischen 7:30 und 12:30 oder zwischen 14:30 und 17:30 ein.
Und nach 17:30 ist mein Zeitbudget ausschließlich persönlichen oder familiären Terminen vorbehalten.

Zusammengefasst lässt sich dieses 3. Prinzip des idealen Kalenders also so ausdrücken:

Definiere für dich die sogenannten Dimensionen, die deinen wichtigsten Lebensbereichen entsprechen. Nutze diese Dimensionen für eine horizontale Einteilung deiner Woche in verschiedene Zeitzonen und beachte strikt deren Grenzen bei deiner Terminplanung.

Und gleich kommen wir zum 4. und letzten wichtigen Prinzip des idealen Kalenders, das sich auf die vertikale Einteilung bezieht und sich mit dem sogenannten "Mega-Batching" befasst.

Den Begriff des "Batchings" von Aufgaben kennst du vermutlich bereits.

Das Prinzip findet sich vor allem in täglichen Routinen wieder, von denen ich im Arbeitskontext 2 nutze, meine “Arbeitstag-Start-Routine” und meine “Arbeitstag-End-Routine”.
Darauf werde ich jetzt nicht im Detail eingehen, denn dazu habe ich bereits eine eigene Folge gemacht… Wenn dich diese Routinen interessieren, dann hör dir am besten die Folge 29 des Podcasts an.

Kurz gesagt bedeutet der Begriff “Batching” in diesem Zusammenhang, das automatisierte Abarbeiten von gleichartigen Tätigkeiten in einem Rutsch hintereinander.
Z.B. eine halbe Stunde lang am Stück ganz fokussiert nur E-Mails zu beantworten und wirklich nichts anderes zu tun.

Und damit zurück zum 4. Prinzip des idealen Kalenders, das lautet:
Nutze das “Mega-Batching” von Terminen in Form von Themen.

Wie der Begriff Mega-Batching schon ahnen lässt, geht es jetzt um das Batching ganzer Zeitblöcke und damit gibst du deinem idealen Kalender eine vertikale, also tagesbezogene Struktur für entsprechende Zeitzonen.

So wie du die Dimensionen genutzt hast für eine horizontale Einteilung der Woche, kannst du zusätzlich sogenannte Themen nutzen, die du über den jeweiligen Wochentag schreibst für eine vertikale Einteilung, die als echter Fokus-Booster fungierten kann.

Diese Themen dienen nämlich dazu, einen ganzen oder halben Tag zu blocken für ein bestimmtes Thema - natürlich unter Berücksichtigung der vorher anhand deiner Dimensionen vorgegebenen horizontalen Zeitzonen.
Klingt kompliziert? Ist es aber eigentlich nicht.

Bei mir z.B. sind diese “Themen” von Mo-Fr. häufig meinen beruflichen Tätigkeiten zugeordnet, und am Wochenende stehen die privaten Themen im Vordergrund.
ich habe z.B. über jedem Donnerstag das Thema “Podcast” notiert und das bedeutet, dass der Großteil meiner beruflichen Zeitzone am Donnerstag eben diesem Thema gewidmet ist. An diesem Tag hat das schreiben, produzieren und bearbeiten meines Podcasts die oberste Priorität.
Der Dienstag und Mittwoch hat dann z.B. das Thema Klienten als Überschrift, was bedeutet, dass ich hier vornehmlich mit Klienten arbeite und in die entsprechenden beruflichen Zeitzonen kaum anderen Termine eintrage.

Von anderen Unternehmern, die z.B. viel Zeit in Meetings verbringen, weiß ich, dass sie dieses Konzept nutzen, um nicht jeden Tag durch Meetings immer wieder in ihren wichtigen Aufgaben unterbrochen zu werden. Sie geben dann z.B. dem Montag das Thema “interne Meetings” und dem Mittwoch das Thema “externe Meetings”.
Und natürlich weisen sie ihre Assistentinnen oder Assistenten an, entsprechende Termine nur innerhalb dieser vorgegebenen Schablone anzunehmen.

Das Prinzip des Mega-Batchings umgesetzt in Form von Themen, die du einem bestimmten Wochentag gibst, sorgt also dafür, dass du mehr große freie Zeitblöcke in deinem Kalender hast, die du mit deinen wichtigen Aufgaben, z.B. den Magischen 3 Tagesaufgaben belegen kannst.

Zum Schluß das Wichtigste noch einmal zusammengefasst:

Der ideale Kalender entsteht, wenn du diese 4 Prinzipien berücksichtigst:

1.: Was im Kalender steht wird auch gemacht
Verabschiede dich möglichst von To-Do-Listen und behandle deine wichtigen Aufgaben als “Termine mit dir selbst”

2.: Nutze das Prinzip des Time-Blockings für deine wichtigsten 3 Tagesaufgaben.
Reserviere dir für jede von ihnen 1,5 - 2 Stunden Zeit, in der du absolut ungestört und in bester “Deep-Work-Manier” arbeiten kannst

3.: Entwickle eine Schablone aus horizontalen Zeitzonen und nutze dafür die sogenannten Dimensionen, die deinen wichtigen Lebensbereichen entsprechen.
Damit stellst du sicher, dass du deine 168 Stunden Lebenszeit pro Woche bewusst budgetierst und vor allem deiner Arbeits-Zeitzone klare Grenzen setzt.

4.: Nutze für eine vertikale Strukturierung deiner Zeitzonen-Schablone die sogenannten Themen.
Die stellen sicher, dass du durch “Mega-Batching” deine wichtigsten Tätigkeiten möglichst tageweise zusammenpackst, damit der Tag nicht unnötig in kleinste Teile zersplittert wird und du dich auf die wichtigsten Dinge fokussieren kannst

Und noch ein kleiner Tipp zum Schluss:

Teile deinen idealen Kalender, also die Schablone aus verschiedenen Zeitzonen, mit den Menschen, die davon wissen sollten.
Erkläre deiner Assistentin oder deinem Assistenten, dass bestimmte Termine von nun an nur in die entsprechenden Zonen gelegt werden dürfen und lass auch deinen Partner oder deine Partnerin an diesem Konzept teilhaben, damit er oder sie ebenfalls vorausschauend verstehen kann, wann du für entsprechende Anliegen oder Termine Zeit haben wirst…

Und damit kommen wir langsam zum Ende dieser Folge.

Übrigens: Dein idealer Kalender wird sich noch einige Male verändern und du wirst immer wieder Anpassungen vornehmen. Verwechsle also nicht “ideal” mit “perfekt”...
Beginne einfach mit einem ersten Entwurf und nimm dann von Woche zu Woche entsprechende Änderungen vor.
Denn selbst wenn du zu Beginn nur einige wenige Zeitzonen in deiner Wochenansicht kenntlich machst, wirst du die Erfahrung machen, dass sich diese bewusste Grenzziehung positiv auf deine Produktivität und damit am Ende des Tages auf deine Zufriedenheit auswirken wird.

Soweit für heute…
Falls du Fragen hast zum idealen Kalender, oder vielleicht Lust hast, uns deinen idealen KAlender einmal vorzustellen, dann schreib doch einfach einen Kommentar auf der Website zu dieser Folge. Die findest du unter christofglade.de/podcast34.
Ich freue mich, von dir zu hören!

Für heute sage ich:
Vielen Dank für´s Zuhören und bis zum übernächsten Samstag!
Denn dann erscheint wie immer die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.

Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #034 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]