Business Dojo Podcast #032

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 32 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um das Thema “papierloses Büro”.
Genauer gesagt um die 3 wichtigsten Mythen, die sich um das papierlose Büro ranken...
Einerseits dürfte den meisten von uns klar sein, dass wir längst im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind -
Andererseits gelingt es aber noch längst nicht allen Unternehmern und Selbständigen, die eigenen Prozesse so umzugestalten, dass ein - zumindest weitgehend - papierloses Büro möglich wird.

Wenn du damit auch so deine Schwierigkeiten hast, dann bleib dran, denn es könnte gut sein, dass - wenn du die häufigsten 3 Mythen erst einmal entlarvt hast - dass du dann sehr schnell die vielen Vorteile der Digitalisierung in diesem Bereich für dich und deine Mitarbeiter nutzen kannst… Denn auch darum wird es gleich gehen, um die Frage:
Wie fange ich denn am besten an, wenn ich mich auf den Weg machen möchte ins papierlose Büro...

Mythos Nr.1

Ganz oder gar nicht
Damit meine ich die verbreitete Überzeugung, dass der Einstieg ins papierlose Büro nur ganz oder eben garn nicht gelingt.

Um diesen Mythos zu entkräften, möchte ich ihm 2 Gedanken gegenüberstellen.
Erstens: Der Begriff “papierlos” ist natürlich erstmal ein griffiges Schlagwort. Um in die Umsetzung zu kommen, darfst du es aber gerne durch “papierarm” ersetzen.
Denn auch ein papierarmes Büro hat natürlich klare Vorteile.

Das wichtigste dabei ist aber die Tatsache, dass, wenn du es wirklich zu 100% erreichen möchtest, dass du dann wahrscheinlich niemals anfangen wirst. Und ich glaube auch, dass diese 100% Papierlosigkeit - zumindest zum heutigen Stand - noch gar nicht erreichbar sind.

Außerdem: Vielleicht magst du ja sogar bei einigen Arbeiten Papier verwenden, weil das für dich aus irgendeinem ganz persönlichen Grund vorteilhaft ist.
Nehmen wir z.B. mal das Kernstück deiner Selbstorganisation: Deinen persönlichen Kalender, bzw. deinen persönlichen Planer, ob das nun ein Filofax ist oder ein Notizbuch, oder was auch immer du da für ein Werkzeug benutzt.

Wer mich etwas kennt, der weiß vermutlich, dass ich da vollkommen digital unterwegs bin.
Aber viele arbeiten gerade in diesem Punkt der sehr persönlichen Selbstorganisation lieber mit Papier und Stift und wieder andere nutzen ein hybrides System, z.B. einen digitalen Kalender für ihre Termine und einen Papier-Planer für ihre Aufgaben.

Für die beiden letztgenannten Gruppenen würde es also gar keinen Sinn machen, zu 100% papierlos zu arbeiten.

Also, ich werde der Einfachheit halber den Begriff “papierloses Büro” weiter verwenden, aber eben in dem Bewusstsein, dass ich auch ein um 80 % papier-reduziertes Büro für absolut erstrebenswert halte.

Mein zweiter Gedanke zu dem Mythos “ein Papierloses Büro funktioniert nur ganz oder gar nicht” bezieht sich auf die Sorge, die ich übrigens zu Anfang auch selbst hatte , dass ich, um den Umstieg zu beginnen, zuerst einmal alle Akten, alle Papiere, die jetzt bereits vorhanden sind, digitalisieren müsse.
Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, kann das natürlich ein riesiger Berg an Papier sein, der dann vor deinem geistigen Auge auftaucht. Und diese Vorstellung erzeugt erstmal ein Gefühl von “Das ist gar nicht zu schaffen” und daraus folgt dann schnell: Es lohnt sich nicht, damit anzufangen.
Diese Aufgabe, jetzt im ersten Schritt alle vorhandenen Akten und Papiere - das ganze Archiv - zu digitalisieren, die erscheint uns erstmal völlig überwältigend.

Ich kann dir aber aus eigener Erfahrung sagen: Diese Angst ist unbegründet, denn sie basiert auf einer falschen Annahme.
Es ist nämlich für den Einstieg überhaupt nicht nötig, alle Bestände zu digitalisieren.

Du kannst sofort mit dem Umstieg ins papierlose Büro beginnen, wenn du dich an 2 einfache Regeln hältst:
Regel 1: Neue Dokumente zeitnah, am besten täglich, digitalisieren und das Original vernichten.
Also: was immer neu in papierform in deinem Eingangskorb landet, also z.B. Briefe, Geschäftspost, usw. wird sofort digitalisiert und das Original kommt sofort in den Reißwolf.

Regel 2: Alte Dokumente einfach wie bisher in Papierform aufbewahren, also dort belassen, wo sie gerade sind (vermutlich also im Archiv oder im Aktenschrank - wo auch immer du sie aufbewahrst).
Aber: Sobald du ein bereits abgelegtes Dokument - egal, welcher Art - das nächste mal wieder in die HAnd nimmst, z.B. um es durchzusehen oder zu bearbeiten, dann wird es ebenfalls sofort digitalisiert und das Original kommt nicht wieder zurück ins Archiv, sondern wird direkt vernichtet.

Das sind also die beiden grundsätzlichen Regeln.
Natürlich gibt es - wie bei jeder guten Regel - auch Ausnahmen.

Vorab möchte ich an dieser Stelle darauf hinweisen, dass ich hier natürlich grundsätzlich keine Rechtsberatung anbieten kann.
Meines Wissens beziehen sich die Ausnahmen auf folgende 2 Bereiche:
1. Wenn du einer Tätigkeit nachgehst, bei der besondere Vorschriften hinsichtlich des Datenschutzes und der DAtensicherheit zur Anwendung kommen, also wenn du z.b. Arzt bist und Patientenakten führst, dann musst du hier besondere Abläufe beachten und dich entsprechend informieren.

Die 2. Ausnahme betrifft Dokumente, für die es zwingende rechtliche Vorschriften der Aufbewahrung gibt, die also z.B. grundsätzlich im Original in papierform aufbewahrt werden müssen.
Meines Wissens beschränkt sich dies aber in der Regel auf Urkunden, also z.B. auf notarielle Urkunden, Geburtsurkunden, usw.
Da mag dann also noch ein Aktenordner mit entsprechenden aufbewahrungspflichtigen Urkunden übrig bleiben, der aber nur wenig Platz im Archiv benötigt.

Noch ein Hinweis, damit es hier nicht zu Missverständnissen kommt:
Für einige andere Dokumente gibt es zwar eine Aufbewahrungspflicht, es ist aber nicht vorgeschrieben, dass diese in Papierform zu erfolgen hat. Eine digitale Kopie reicht meiner Erfahrung in 99% der Fälle aus. Übrigens gilt das auch für Steuer-relevante unterlagen - Ich jedenfalls tausche schon seit Jahren keine Belege in Papierform mehr mit meinem Steuerberater aus, weil ich eben alle Belege vorher bereits digitalisiert habe.

Und damit kommen wir zu Mythos Nr. 2
“Ich brauche viel teure Technik und damit rentiert sich das papierlose Büro für mich nicht”.

Auch das ist ganz einfach eine falsche Annahme.
Du kannst jederzeit auch mit einem sehr kleinen Budget einsteigen.
Für den Beginn reicht eine Smartphone-App und eine (möglichst Cloud-basierte) Speicherlösung vollkommen aus.

Wenn du viel Papier-Aufkommen hast, insbesondere mit vielen Stapeln von mehrseitigen Dokumenten zu tun hast, empfehle ich, zusätzlich in einen guten Scanner zu investieren.

Und das war´s auch schon an Technik. Das reicht für den Start absolut aus und häufig sogar für das ganz normale Tagesgeschäft.
Es bleibt also sehr übersichtlich, was die Investitionen angeht.

Als digitalen Aktenschrank nutze ich die Software Evernote, die es in verschiedenen Versionen gibt und die als Abo-Modell angeboten wird.
Je nachdem, ob du das nur für deine privaten Dateien, oder eben in deiner Firma oder sogar im Team mit mehreren Zugangsberechtigten nutz, variieren die monatlichen Gebühren zwischen 6,99 und 13,99 pro Monat.

Die entsprechende App zum Scannen von Dokumenten mittels iPhone z.B.ist übrigens kostenlos und funktioniert wirklich ausgezeichnet. Die heißt “Scannable” und stammt ebenfalls aus dem Hause Evernote, weswegen die Archivierung der Scans natürlich besonders reibungslos funktioniert.
In Sekunden hast du so auch mehrseitige Dokumente in PDFs umgewandelt, die du sofort mit einem Klick vom Handy in dein Evernote-Archiv verschieben kannst.

Früher habe ich zusätzlich auch noch einen Hardware-Scanner genutzt… Da empfehle ich den Fujitsu ScanSnap. Der steht jetzt allerdings schon Seit längerer Zeit unbenutzt in meinem Büro, weil eben selbst mehrseitige Dokumente mit der Scannable-App in wenigen Sekunden digitalisiert sind.
Aber wenn du regelmäßig mit größeren Stapeln von Papier-Dokumenten zu tun hast, dann kann ein Hardware-basierter Scanner, wie eben der Scansnap, sehr gute Dienste leisten. Hier würde ich übrigens dann auch nicht am falschen Ende sparen, den Scansnap z.B. solltest du zwischen 300 und 400 Eur bekommen können und das ist gut angelegtes Geld, denn du sparst dir später viel Ärger mit unnötigen Papierstaus und fehlerhaften Scans. Ein sauber funktionierender Papiereinzug ist einfach das A&O - gerade beim Scannen von Papierstapeln… Daher würde ich hier nicht zu einem wesentlich billigeren Modell greifen...

Und damit komme ich zu Mythos Nr. 3:
Die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform ist grundsätzlich sicherer, als die digitale Aufbewahrung.

Ich halte diese Behauptung für schlicht und ergreifend falsch.
Vorausschicken möchte ich den Gedanken, dass es natürlich notwendig ist, sich mit dem Thema Daten-Sicherheit gründlich zu beschäftigen - das war mir selbst immer wichtig, auch schon lange vor dem Inkrafttreten der Dsgvo.
Und auch wenn ich hier - wie gesagt - naturgemäß keine Rechtsberatung leisten kann, gibt es nach meiner Erfahrung mittlerweile viele Anbieter, die Daten digital und Dsgvo-konform auch cloudbasiert sehr sicher speichern können.

Grundsätzlich sollte man hier natürlich nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, d.h. du musst ehrlicherweise davon ausgehen, dass Datenschutz und Datensicherheit auch entsprechend Geld kosten. Sicherheit gibt es nunmal nicht für umsonst.
Aber letztendlich kostet ein abschließbarer Lagerraum oder ein Feuer-Sicherer Aktenschrank für deine Papier-Akten auch Geld und ob der dann tatsächlich sicherer ist?

Ich glaube, ehrlich gesagt, das ist nicht der Fall.
Die aktuellen Hochleistungs-Rechenzentren sind mittlerweile sehr gut geschützt, nicht nur gegen Cyber-Angriffe, sondern auch gegen Stromausfall, Einbruch und sogar gegen Naturkatastrophen.

Und das ist ja leider ein sehr aktuelles Thema.
Ich selbst bin zum Glück von der diesjährigen Flutkatastrophe nicht betroffen gewesen, aber in meinem erweiterten Familienkreis habe ich z.B. einen Unternehmer, dem der gesamte Keller und das Erdgeschoss seiner Firma komplett den Wasserfluten zum Opfer gefallen ist und damit auch jede Menge Akten - denn das Archiv - ist (wie so häufig) natürlich im Keller gewesen. Ein bisschen hatte er noch Glück im Unglück, weil er einen eigenen Server mit allen Kundendaten in Betrieb hatte, der noch gerettet werden konnte, sonst wäre der Schaden noch viel Schlimmer gewesen.

Ich würde es also so zusammenfassen:
Dokumente in Papierform sicher aufzubewahren ist gar nicht so leicht und erst recht nicht kostenlos.
Einen eigenen Server zu betreiben und dort die Dokumente digitalisiert abzulegen hat auf jeden Fall demgegenüber alleine aus praktischen Gründen schon viele Vorteile.
Aber die Datensicherheit einem entsprechend spezialisierten Dienstleister zu überlassen, der seine Server immer nach den neuesten technischen Möglichkeiten schützen kann, das ist meiner Meinung nach immer die Investition wert.

Zum Schluss noch einmal das Wichtigste kurz zusammengefasst:

Fall nicht rein auf einen dieser Mythen:

Mythos Nr. 1: “Ganz oder gar nicht”
Stimmt nicht! Du kannst jetzt sofort und in kleinen Schritten anfangen, auf Papierlos umzusteigen, wenn du dich an die beiden Grundregeln hältst:
1. Jedes neu eingehende Papier-Dokument sofort scannen, digital archivieren und das Original-Dokument vernichten. Ausnahme: es handelt sich um eine Urkunde oder um ein Dokument, dass du aus anderen rechtlichen Gründen zwingend im Original archivieren musst

2. Bestehende Akten in Papierform im bisherigen Archiv lassen.
Nur, wenn du sie erneut anfasst, sofort scannen und digital archivieren und das Original nicht wieder zurück ins alte Archiv geben, sondern direkt vernichten.

Mythos Nr. 2: “Ich brauche viel teure Technik, um ins papierlose Büro zu starten.
Stimmt nicht. Du benötigst als Mindestvoraussetzung nur 2 Dinge:
1. ein digitales, möglichst server-basiertes Ablagesystem, wie z.B. Evernote und
2. eine Handy-App zum Scannen.
Beides zusammen gibt es - je nach Leistungsumfang - bereits zwischen rund 7 und 14 Euro pro Monat.

und

Mythos Nr. 3: “Die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform ist grundsätzlich sicherer, als die digitale Aufbewahrung”

Stimmt nicht! Dokumente in Papierform sind immer nur mehr oder weniger gut geschütz und gewissen Risiken ausgesetzt, wie z.B. Einbruch, Diebstahl, Feuer oder Wasser.
Die digitale Aufbewahrung der entsprechenden Dateien ist - zumindest wenn es sich um seriöse Dienstleister handelt - wesentlich sicherer.

Und damit kommen wir auch langsam schon zum Ende dieser Folge.

Bleibt noch, zu sagen: Wenn ich mal zurückschaue, wie viel Papierkram noch vor einigen Jahren so im Tagesgeschäft durch meine Hände ging, da kann ich heute eigentlich nur noch staunen. Natürlich hat sich da in den letzten Jahren sehr viel bewegt und heute bekommen wir ja auch die Mehrzahl der Dokumente und Geschäftspost bereits per E-Mail, als PDF-Datei oder in einer anderen digitalen Variante.
Aber auch hierbei bleibt das Archivieren ein spannendes Thema. Denn allein dadurch, dass ich kein Papier mehr verwende, wird das Dokument, das ich gerade benötige natürlich nicht schneller gefunden.

Das digitale Ablage-System ist also ein wesentlich entscheidender Faktor.
Und auch da punktet ein cloud-basiertes System, wie z.B. Evernote natürlich enorm.
Denn vor allem dadurch, dass es teamfähig ist, also jeder zugangsberechtigte von jedem Ort aus darauf zugreifen kann, dadurch wird es enorm effizient.

Vor allem aber durch die sehr mächtige Suchfunktion.
Denn selbst per Hand eingescannte Dokumente werden automatisch in durchsuchbare PDFs umgewandelt und sogar in Photos kann Evernote Schrift erkennen.
Das erleichtert ganz ohne komplizierte Ordner-Strukturen das Auffinden von jedem beliebigen Dokument enorm.
Übrigens auch von E-Mails…. denn dein Evernote-Konto hat eine persönliche E-Mail-Adresse, an die du E-Mails, die du archivieren möchtest, direkt aus deinem Mail-Programm weiterleiten kannst.

Du hörst schon - ich bin ein echter Fan dieser Software geworden und ich kann dir gar nicht sagen, wie gut es sich anfühlt, zu wissen, dass ich jederzeit in wenigen Sekunden auf jedes wichtige Dokument zugreifen kann, das ich gerade benötige.

Einen Link zu Evernote findest du übrigens in den Shownotes zu dieser Folge.

Aber vielleicht hast du ja auch ähnlich gute Erfahrungen mit einer ganz anderen Lösung gemacht, dann freue ich mich über deinen Tipp!
Wenn du auch auf dem Weg zum papierlosen Büro bist, oder dort vielleicht schon längst angekommen bist, dann lass und gerne an deinen Erfahrungen teilhaben…

Natürlich auch, wenn du Fragen zu dieser Folge hast ode reinfach etwas ergänzen möchtest…
Schreib doch einfach einen kurzen Kommentar unten auf der Website zu dieser Folge unter
christofglade.de/podcast32

Ich freue mich, von dir zu hören.

Für heute sage ich:
Vielen Dank für´s Zuhören und bis zum übernächsten Samstag!
Denn heute in 2 Wochen erscheint die nächste Folge des Business Dojo Podcasts...
Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #032 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]