Business Dojo Podcast #030

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 30 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um das Thema “Richtig Delegieren”.
Das ist definitiv ein Thema, bei dem ich in den letzten Jahren selbst sehr viel dazulernen durfte und ich glaube, dass gerade das Delegieren etwas ist, was insbesondere vielen Selbständigen häufig schwer fällt.

Denn, wenn man es gewohnt ist, die wichtigen Dinge selbst zu erledigen, dann passiert es ganz schnell, dass einem gerade in stressigen Situationen, wenn man unter Zeitdruck steht, der Gedanke kommt, Mensch, bis ich das jetzt meinem Mitarbeiter oder meiner Kollegin erklärt habe, da hab´ich es ja schneller selbst gemacht und das Ergebnis ist dann auch noch besser…. Ja - ein beliebter Trugschluss, auf den ich früher selbst oft genug reingefallen bin.

Warum du früher oder später in deinem UNternehmen gar nicht ums Delegieren herumkommst - übrigens, unabhängig davon ob und wieviele Mitarbeiter du hast - und welche 5 Schritte du nutzen kannst, damit dir das leichter und besser gelingt, dazu gleich mehr...

Wenn wir jetzt übers Delegieren reden, gilt es 2 Punkte vorab zu bedenken, bzw. zu klären. Den ersten Punkt habe ich gerade in der Einleitung schon kurz angesprochen:

Delegieren geht auch ohne Mitarbeiter. Zumindest ohne angestellte Mitarbeiter. Nämlich durch sogenanntes Outsourcing. Und ich gehe jetzt einfach mal davon aus, dass du das ohnehin bereits tust. Ob du das nun so nennst oder anders, aber sicher wirst du nicht alle Dinge, alle Aufgaben, die du selbst tun könntest auch tatsächlich tun.

Denn wenn du Selbständig bist, wenn du Unternehmer bist, dann wirst du gewisse Kernkompetenzen haben und meistens intuitiv diesen auch den Vorzug geben bei der Auswahl deiner Aufgaben. Dann wirst du z.B. früher oder später darauf kommen, dass du Aufgaben, die dir entweder keinen Spaß machen, oder in denen du nicht besonders gut bist, an andere delegierst. Dabei spielt es erstmal keine Rolle, ob es sich dabei um angestellte Mitarbeiter, um Aushilfen oder um Freelancer handelt, oder schlicht um externe Dienstleister, die dann sogar komplexere Aufgaben oder ganze Aufgaben-Bereiche übernehmen können.

Der 2. wichtige Punkt ist die Frage, welche Aufgaben du selbst am besten erledigst und welche du besser delegierst. Darüber brauchst du zuerst Klarheit und die erlangst du am besten in Ruhe und systematisch und nicht erst in einer Stresssituation, wenn du durch äußere Faktoren gezwungen bist, zu delegieren, weil du dich eben selbst nicht vierteilen kannst.

Dabei hilft dir am besten eine Analyse deiner aktuellen Tätigkeiten und eine anschließende Priorisierung. Hierbei kann dir sehr gut die sogenannte Eisenhower-Matrix helfen, mit der du vor allem zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden lernst und zusätzlich empfehle ich die LKW-Matrix, die ich selbst vor einigen Jahren entwickelt habe und die dir aufschluss darüber gibt, welches die Aufgaben sind, die on deinem sogenannten Sweet-Spot als Unternehmer oder Unternehmerin liegen.

Wie du die jeweilige Matrix anwendest, darüber habe ich bereits eine eigene Podcast-Folge gemacht, falls du die noch nicht kennst, dann hör dir am besten die Folge #023 noch einmal an.
Die findest du unter christofglade.de/podcast23 oder in deiner Lieblings-Podcast-App.

Vielleicht weißt du aber auch jetzt schon, welche Aufgaben du delegieren möchtest, bist dir aber eben noch nicht sicher, wie du das am geschicktesten machen kannst, oder du hast schon Erfahrung beim Delegieren und bist aber häufig mit den erzielten Ergebnissen unzufrieden und fragst dich, woran das eigentlich liegt...

Wenn du bisher noch wenige oder gar keine deiner Aufgaben delegiert hast, dann möchte ich dich in jedem FAll ermutigen, das zu probieren:
Dabei könnte dir der folgende GEdanke helfen: Vermutlich gibt es zu jeder Zeit und in jeder Phase deines Unternehmens Aufgaben, die zwar dir persönlich vielleicht ein echter Graus sind, aber für jemand anderen ganz in Ordnung sind, ja - mehr noch, die jemand anderes vielleicht sogar richtig gerne macht und noch dazu sogar gut beherrscht, vielleicht sogar viel besser als du…

Und genau das sind die Aufgaben, die du delegieren solltest.
Natürlich kannst du abends nach getaner Arbeit noch dein Büro putzen, aber kannst du das wirklich gut und erledigst es gerne, vielleicht sogar mit einer gewissen Hingabe?

Wenn ja, dann spricht natürlich nichts dagegen, wenn du das tust…

Oder wie ist es bei deinem Auto - klar, vielleicht hast du in jungen Jahren gerne selbst an deinem Auto geschraubt - so war es jedenfalls bei mir früher - und ja, z.B. den nötigen Ölwechsel hast du dann selbst vorgenommen und dich dafür kurzerhand selbst unters Auto gelegt… Aber ist das heute für dich noch sinnvoll investierte Zeit und Energie - oder bringst du den Wagen nicht doch besser in die Werkstatt und führst stattdessen lieber ein wichtiges Kunden- oder Mitarbeitergespräch?

Zusammengefasst: Vorausgesetzt, es geht dir wie den meisten von uns und du hast immer mehr Aufgaben auf deiner Liste, als du schaffen kannst und es kommen auch täglich immer wieder neue Aufgaben dazu, dann kommst du als Unternehmer nicht drum herum, zu delegieren.
Das wird dir allerdings besser gelingen, wenn du die 5 Schritte beherzigst, die zum einen das Delegieren für dich vereinfachen und zum anderen für bessere Ergebnisse bei Demjenigen sorgen, an den du die Aufgabe delegiert hast. Und welche 5 Schritte das sind, das erkläre ich geich….

Kommen wir also zu den 5 Schritten, die es zu klären gilt, um bestmöglich zu delegieren:
Zuerst zähle ich sie hier der Reihe nach einmal auf und gehe danach auf jeden Schritt etwas detaillierter ein.

Bevor du eine Aufgabe delegierst, kläre bzw. definiere:

1. Die Stufe der Verantwortung
2. Die kurze Beschreibung der Aufgabe
3. Die Einordnung der Aufgabe
4. Die relevanten Parameter
5. Die Vision des Ergebnisses

Das sind also die 5 Schritte, die dir ganz konkret beim Delegieren helfen.
Vermutlich hast du einige von ihnen auch bisher schon mehr oder weniger unbewusst angewandt, aber wenn du es ganz explizit tust und die Schritte wie auf einer Checkliste nacheinander abhakst, dann garantiere ich dir, dass dir das Delegieren zunehmend viel einfacher gelingt und vor allem, dass die Ergebnisse auch besser werden.

Kommen wir zum 1 Schritt:
Kläre die Stufe der Verantwortung
Es ist also meiner Erfahrung nach wichtig, zuallererst zu klären, an wen du die Aufgabe delegierst und wieviel Verantwortung du dem oder derjenigen übergibst.
Und das steht nunmal in direkter BEziehung zu der PErson, an die du delegierst.
Falls du diese Person nicht gut kennst, fängst du am besten auf der niedrigsten Verantwortungs-Stufe an und im Laufe der Zusammenarbeit und mit zunehmender Erfahrung kannst du dann immer eine Stufe weiter gehen.

Die vier Stufen der Verantwortung sind:

1. Mache ganau das, worum ich dich gebeten habe
2. Recherchiere Lösungsmöglichkeiten, stelle die verschiedenen Optionen dar und gib mir eine Empfehlung
3. Entscheide und veranlasse das Notwendige und teile mir deine Entscheidungen mit
und
4. Entscheide und veranlasse das Notwendige ohne weitere Rückmeldung an mich

Der erste Schritt des Delegierens klärt also das Level der Verantwortung und setzt den klaren Rahmen innerhalb dessen sich die Person, an die du delegierts, bewegen kann.
Schritt 1 beantwortet also die Frage: Wieviel… (Also konkret: Wieviel an Verantwortung möchte ich der Person übergeben)

Im 2 Schritt geht es um die kurze Beschreibung der Aufgabe:

Fasse also möglichst in einem Satz zusammen, was erledigt werden soll und bis wann.

z.B. Getränke besorgen für die Firmenfeier bis spätestens nächsten Donnerstag, 15:00 Uhr.

Hier geht es noch nicht um Details, sondern um den Kern der Sache.
In diesem Schritt beantwortest du also die Fragen “WAS” und “WANN”.

Erst ab dem nächsten Schritt wird es dann etwas ausführlicher, denn in diesem 3. Schritt geht es um die Einordnung der Aufgabe.

Was meine ich mit “Einordnung”?
Nun, jetzt geht es darum, den Kontext zu liefern und dem Ausführenden der Aufgabe ein größeres Bild zu vermitteln. Es geht um das “WARUM”. Also um Antworten auf die Frage: Warum ist diese Aufgabe wichtig?
Solche Kontext-Informationen könnten - um bei unserem Beispiel zu bleiben - z.B. sein:
Die Firmenfeier findet in unseren Räumen statt am kommenden Freitag, 15:00 Uhr.
(Daher hatten wir bereits in Schritt 2 festgelegt, dass die Getränke bis Donnerstag 15 Uhr besorgt werden sollen, um sie entsprechend noch kühlen und Vorbereiten zu können)

Das restliche Catering wird von einem externen Lieferanten angeliefert, aber eben ohne Getränke.
Getränke müssen während der ganzen Dauer des Festes in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, wobei es mehrere Phasen gibt, in denen spezielle Getränke im Fokus stehen, z.B. zu Beginn einen kleinen Sektempfang, zum Essen eine spezielle Weinkarte, sowie durchgehend antialkoholische Getränke.

Es geht in diesem Schritt also um wichtige Kontext-Informationen, die dem Auszuführenden vor allem dabei helfen sollen, seine Aufgabe in einen Gesamtzusammenhang einordnen zu können und die Sinnhaftigkeit der Aufgabe zu verdeutlichen. Auch hierbei kannst du dich aber kurz halten
In diesem 3. Schritt beantwortest du also die Frage: Warum?

Deutlich detaillierter wird es dann im nächsten Schritt, dem 4. Schritt des Delegierens.
Hier geht es um die Vermittlung der relevanten Parameter, also darum, WIE die Aufgabe ausgeführt werden soll.
Dabei hilft es, dir bewusst zu machen, dass jeder Mensch, der eine Aufgabe bekommt, mehr oder weniger Angst davor hat, nicht gut genug zu sein, Fehler zu machen oder gar zu versagen.

Und gegen diese Angst hilft am besten: Genau zu wissen, was verlangt wird.
In diesem Schritt solltest du also genau festlegen, wie die Aufgabe am besten erledigt wird und welche Parameter dabei zu beachten sind:
Hier geht es um Details, wie das Budget, die verfügbaren Ressourcen, die Timeline, einzelne Meilensteine oder Teilaufgaben, usw.

In unserem Beispiel könnte das bedeuten:
Die genaue Art und Menge der einzukaufenden Getränke, der firmeneigene Lieferwagen für den Transport, das Einholen von Angeboten von Lieferant x oder y, Beauftragung unter Beachtung des festgelegten Budgets, zusätzliche Mitarbeiter zum Be- und Entladen, das Aufstellen und Anschließen der Kühlschränke, usw.
Also im 4 Schritt beantwortest du die Frage “WIE”?
Übrigens, es kann auch sein, dass es dir egal ist, wie die Aufgabe erledigt wird, dann kannst du diesen Punkt auch offen lassen. Oder du nennst z.B. als einziges Kriterium das Budget...

Und dann kommt es zum letzten Schritt des Delegierens, dem Schritt 5.
Und das ist ehrlich gesagt, der Schritt, den ich früher selbst oft vernachlässigt habe, der aber sooo wichtig ist… Denn mit dem wirst du endlich den Gedanken los, über den ich zu beginn schon kurz gesprochen habe und der uns so häufig vom Delegieren abhält, bzw. es zu einem unbefriedigenden Thema werden lässt.
Der Gedanke: “Wenn ich das selber gemacht hätte, dann wäre das Ergebnis wirklich besser geworden.”

Wann immer das der Fall war, dass ich wirklich unzufrieden mit dem Ergebnis war, dann lagt es meiner Erfahrung nach - und wenn ich wirklich ganz ehrlich hingeschaut hab - tatsächlich selten an demjenigen, der die Aufgabe übernommen hat, oder an der Art, wie er sie ausgeführt hat.
Das eigentliche Problem lag oft eher bei mir.
Genauer gesagt an dem fehlenden 5.Schritt.

Denn in dem geht es darum, die Vision des Ergebnisses zu vermitteln:
Hier beantwortest du die Frage: “Wie genau sieht ein voller Erfolg aus? Woran erkennst du, dass das gewünschte Ergebnis zu 100 % erreicht wurde?”

Hier geht es um das genaue Bild und die Gefühle, die dieses Bild eines vollen Erfolges auslösen.
Deshalb lass´diesen Schritt auf keinen Fall aus.
Nutze ihn, um deine Erwartungen und deine Vision so deutlich zu machen, wie möglich.

In unserem Beispiel der Getränke für die Firmenfeier könnte das z.B. die folgenden Sätze beinhalten:
Das leibliche Wohl unserer Gäste liegt uns besonders am Herzen. Die Gäste können zu jeder Zeit der Veranstaltung ein köstliches, gut gekühltes Getränk mit oder ohne Alkohol genießen. Dadurch fühlen sie sich erfrischt, entspannt und jederzeit perfekt umsorgt und wertgeschätzt in ihrem Bedürfnis, zu feiern und unbeschwert zu genießen. Durch die gut vorbereiteten Getränke werden die Servicekräfte unterstützt, damit sie den Gästen jeden Wunsch von den Lippen ablesen können und zwischendurch sogar für köstliche Überraschungen sorgen können. Nach der Feier werden die so umsorgten Gäste noch lange das Gefühl haben, dass dies ein besonders schöner Abend war.

Also: Wann immer du nach dem ausführen einer von dir delegierten Aufgabe denkst: “Naja - das hätte ich selbst besser machen können”, dann ist das oft ein Hinweis darauf, dass du deine Erwartungen und deine Vision nicht deutlich genug vermittelt hast. Und wenn du auch diesen 5. Schritt des Delegierens beachtest, dann wird dir das nicht mehr passieren.

Zum Schluss noch einmal kurz das wichtigste zusammengefasst.

Heute ging es um das richtige Delegieren.

Vorab ist es gut, dir über 3 Punkte klar zu werden:

1. Wenn du Unternehmer bist, musst du Aufgaben delegieren. Du kannst einfach nicht alles selbst machen.
2. Um zu delegieren, brauchst du keine angestellten Mitarbeiter
und
3. Nimm dir Zeit, in Ruhe zu analysieren, welche Aufgaben du am besten delegieren kannst. Wenn du diese herausgefiltert hast, dann fang aber auch sofort an, sie zu delegieren.

Nutze dazu die folgenden 5 Schritte und kläre, bzw. definiere schriftlich:

1. Die Stufe der Verantwortung
2. Die kurze Beschreibung der Aufgabe
3. Die Einordnung der Aufgabe
4. Die relevanten Parameter
5. Deine Vision des Ergebnisses

Und damit kommen wir auch langsam schon zum Ende dieser Folge.

Wenn du Fragen hast, oder vielleicht auch einen Tipp, was dir selbst das Delegieren einfacher macht und womit du gute Erfahrungen gemacht hast, dann lass uns das gerne wissen, denn das ist ja für alle Zuhörer interessant...
Also gerne einfach einen Kommentar schreiben unten auf der Website zu dieser Folge unter
christofglade.de/podcast30

Ich verspreche, ich lese persönlich jeden Kommentar.

Und wenn dir diese Folge gefallen hat, dann freue ich mich ganz besonders über deine 5-Sterne-Bewertung auf ApplePodcasts. Das geht ganz schnell und ist mit wenigen klicks gemacht und es hilft vor allem auch anderen, diesen Podcast zu finden!

Für heute sage ich:
Vielen Dank für´s Zuhören und bis zum nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.
Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #030 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]