Business Dojo Podcast #029

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 29 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um das Thema Routinen, genauer gesagt um die Macht von Routinen.
Denn richtig eingesetzt, können sie ein sehr gutes Werkzeug sein, um deinen Tag so zu streamlinen, dass du einiges an Zeit und Energie gewinnst.

Dazu möchte ich dir 2 meiner täglichen Routinen vorstellen, die mir insbesondere dabei helfen, mich während meiner Arbeitszeit auf die wichtigen Dinge zu fokussieren und am Ende des Arbeitstages auch wirklich einen freien Kopf zu haben.

Und ich werde ebenfalls die zugrundeliegenden Prinzipien solcher Routinen erklären, damit du für dich selbst eine oder mehrere solcher maßgeschneiderten Routinen entwickeln kannst.

Dazu also gleich mehr...

Heute geht es also um Routinen und Rituale.
Wenn du diesen Podcast regelmäßig verfolgst, wirst du vermutlich schon mitbekommen haben, dass ich die Macht von Routinen sehr zu schätzen weiß.
An anderer Stelle habe ich ja zum Beispiel schon ausführlicher über mein Morgen-Ritual gesprochen und auch eine kleine schriftliche Anleitung zur Verfügung gestellt, wie du ein solches Morgen-Ritual für dich selbst ganz individuell zusammenstellen kannst, um frisch, optimistisch und mit Energie in den Tag zu starten.
Wenn dich das interessiert, hör dir gerne nochmal die Folge 12 an, ungefähr ab Minute 15 stelle ich da mein Morgen-Ritual vor...

Wie du schon merkst, verwende ich die Begriffe Routine und Ritual manchmal synonym.
Vielleicht ist es hilfreich, wenn ich vorab einmal kurz definiere, was ich darunter in diesem Zusammenhang verstehe.
Was ist hier also gemeint mit den Begriffen “Ritual” und “Routine”?

Ich beginne ausnahmsweise mal damit, zu sagen, was NICHT gemeint ist…
Denn beide Begriffe lösen ja bei manchen Menschen auch negative Assoziationen aus.
So mag der Begriff “Ritual” manchmal mit fremden Kulturen oder gar okkulten Dingen in Verbindung gebracht werden und der Begriff “Routine” löst vielleicht manchmal Gedanken an Langeweile aus… Wie z.B. bei Routine-Aufgaben… die werden ja eher selten als besonders spannend angesehen….

Daher zunächst einmal ganz nüchtern - meine Definition für den Begriff “Routine”:

Eine Routine ist einfach eine festgelegte Abfolge von Tätigkeiten, die regelmäßig ausgeführt wird und durch einen bestimmten Trigger (z.B. einen Ort oder Zeitpunkt) ausgelöst wird.

Wenn wir einmal genau darüber nachdenken, benutzt tatsächlich jeder von uns Routinen. Die meisten davon laufen allerdings unbewusst ab.
Das bringt uns nämlich - aus rein biologischer Sicht - echte Vorteile, vor allem den, dass unser Gehirn entlastet wird.
Ja - unsere archaisches Gehirn spart eben gerne Energie - und das ist der Grund dafür, dass wir alle eine ganze Menge unbewusster Routinen und Abläufe in unserem Alltag haben, denn das “nicht darüber nachdenken müssen”, das nimmt unserem Gehirn Arbeit ab und ist somit ressourcen-sparend.
Wenn ich diese neurobiologischen Erkenntnisse allerdings ganz bewusst nutze, kann ich sogar aktiv mehr Zeit und Energie einsparen. Im Grunde geht es dabei um Automatisierung.

Denn allein dadurch, dass ich festgelegte Tätigkeiten in eine bestimmte Reihenfolge bringe und diese regelmäßig wiederhole, automatisiere ich diese Handlungen und entlaste mein Gehirn, weil es nicht mehr über das Für und Wider des nächsten Schrittes nachdenken muss. Es kann stattdessen einfach auf Autopilot schalten.

Nehmen wir einmal das Beispiel Körperhygiene:
Einmal gelernt und angeeignet, ist z.B. das morgendliche Duschen genau eine solche Routine. Über die vielen einzelnen Handlungsschritte und deren Ablauf denke ich ja zwischen dem Betreten der Dusche - in diesem Fall der Trigger - und dem Verlassen der Dusche keine Sekunde mehr nach.

Das ist übrigens auch der Grund dafür, warum vielen Menschen berichten, dass sie unter der Dusche die tollsten Ideen bekommen… Weil unser Gehirn total entlastet ist und all seine Energie für neue, kreative Gedanken und das Befeuern ungenutzter neuronaler Bahnen verwenden kann.

Und damit möchte ich direkt mit einem häufigen Vorurteil aufräumen, nämlich der Annahme, dass, wenn man sein Leben durch Routinen strukturiert, dass es dann langweilig wird, weil die eigene Kreativität ausgebremst oder gar verhindert wird.

Das ist schlicht und ergreifend falsch.
Das Gegenteil ist der Fall: Wie auch im gerade erwähnten Beispiel gezeigt, ermöglichen Routinen sogar kreatives Denken und unterstützen es regelrecht, weil sie zum einen dein Gehirn entlasten und zum anderen dafür sorgen, dass du zusätzliche Zeit gewinnst.
Das ist der 1. große Vorteil von Routinen, dass das Gehirn entlastet wird von immer wieder neuen Entscheidungen, denn die sind anstrengend und kosten Energie.

Der 2. große Vorteil liegt in der erhöhten Geschwindigkeit. Denn durch die Vorausplanung, Feinabstimmung, Verknüpfung und damit Automatisierung von einzelnen Handlungen, kannst du diese insgesamt schneller ausführen. Die dadurch gewonnene Zeit kannst du dann für andere, z.B. kreative Tätigkeiten, oder die Arbeit an komplexeren Themen einsetzen.
Routinen sind also außerdem ein ideales Instrument, um deine knappe Zeit effizient zu nutzen.

Im Folgenden möchte ich 2 von 4 Routinen näher beleuchten, die ich selbst täglich anwende.
Nur kurz erwähnt: Den Nutzen von Routinen habe ich bereits vor einigen Jahren zu schätzen gelernt, nämlich zuerst Im privaten Bereich. Dort hab ich begonnen, sie ganz gezielt zu planen und immer wieder mal zu optimieren, so dass sie möglichst gut zu meinen Bedürfnissen passen. Aktuell sind das vor allem 2 Routinen, meine Morgen- Routine und meine Abend-Routine.
Erstere dient dazu, optimal in den Tag zu starten und letztere, den Tag positiv abzuschließen und mich auf eine geruhsame Nacht vorzubereiten.

Um diese eher privaten Routinen soll es aber heute nicht gehen, sondern heute geht es um meine beiden wichtigsten beruflichen Routinen.
Und das sind meine “Arbeits-Start-Routine” und meine “Arbeits-End-Routine”.

Beide dienen vor allem dem Ziel, meinem Arbeitstag eine klare Struktur zu geben und Ablenkungen zu minimieren, damit ich möglichst fokussiert an den wichtigen Dingen arbeiten kann.

Früher hat das bei mir ehrlich gesagt nicht immer so gut geklappt.
Da bin ich oft untergegangen in der schieren Masse der Aufgaben und obwohl ich die schon priorisiert hatte, waren es häufig einfach zu viele.
Das Hauptproblem war allerdings, dass mir immer wieder Kleinigkeiten dazwischen kamen und mich von den wichtigen Dingen abgelenkt haben, so dass ich oft am Ende des Tages mit der Frage konfrontiert war: Was hast du heute eigentlich geschafft?

Ich hab im Tagesgeschäft einfach zu oft den Fokus verloren und mein anfänglich guter Plan verschwamm im Laufe des Tages immer mehr und verschwand schließlich hinter den vermeintlich dringenden Dingen.
Es lag also für mich nahe, auch im beruflichen Umfeld produktive Routinen zu nutzen, mit denen ich ja damals im privaten Bereich bereits gute Erfahrungen gesammelt hatte.

Ich hab´ mich also hingesetzt und zuerst überlegt, was ich mit den neuen Routinen eigentlich genau erreichen wollte.
Dabei hat sich gezeigt, dass meine beiden Arbeits-Routinen zusammengenommen vor allem 3 Ziele hatten:

1. den Fokus auf das Wesentliche zu richten, also auf meine 3 wichtigsten Tagesaufgaben
2. Unwesentliches gebündelt, möglichst automatisiert und zeitlich klar begrenzt abzuarbeiten, um
3. auch nach der Arbeit noch genügend Energie für die wichtigen außerberuflichen Aufgaben zu haben, also für meine familiären und persönlichen Belange.

Im Nachhinein kann ich noch ergänzen, dass mich diese beiden Routinen sehr gut dabei unterstützen, die 3 „Haupt-Produktivitäts-Killer“ wie ich sie mittlerweile nenne, also E-Mails, Benachrichtigungen und Social-Media, in klare Schranken zu verweisen. Und - wie gerade schon gesagt - meinen Arbeitstag klar zu beenden und wieder einen freien Kopf zu bekommen.

Ganz konkret sieht das dann bei mir so aus:

Meine „Arbeits-Start-Routine“ beginnt um 10:00 Uhr - also erst, nachdem ich meine erste wichtige Tagesaufgabe erledigt habe.
Sie dauert ca. 30 Minuten und beinhaltet die folgenden Punkte:

1. E-Mails bearbeiten (und das möglichst bis zum „Inbox-Zero”, also der leeren E-Mail-Inbox)
2. Check meiner wichtigsten Social-Media-Kanäle, also momentan Facebook und Instagram und
3. Das Durchsehen und ggf. Anpassen der 3 wichtigen Tagesaufgaben, der “Magischen 3” wie ich sie ja gerne nenne

Und das Ende meines Arbeitstages wird schließlich eingeläutet mit meiner Arbeits-End-Routine:
Sie beginnt um 17:00 Uhr, dauert ca 60 Min. und beinhaltet die folgenden Schritte:

1. E-Mails bearbeiten (wieder möglichst bis zum Inbox-Zero)
2. Meine Todoist-Inbox leeren
3. Meine Evernote-Inbox leeren
4. Check meiner Facebook und Instagram-Accounts
5. Todoist durchsehen hinsichtlich der Aufgaben für die laufende Woche
und
6. Die 3 wichtigsten Tagesaufgaben für den nächsten Tag festlegen

Ja, das waren also ganz detailliert meine beiden Arbeitstag-Routinen.
Vielleicht hat dich das ja jetzt etwas inspiriert, falls du noch nicht mit solchen Routinen arbeitest, es einmal auszuprobieren.

Für mich sind das mittlerweile so etwas wie Leitplanken geworden, die einfach auch der Arbeit ansich und sogar den Gedanken an die Arbeit klare Grenzen setzen - und das ist ein ganz wesentlicher Effekt.

Das wichtigste noch einmal kurz zusammengefasst:

Die beiden Arbeitstag-Routinen dienen vor allem 3 Zielen:

1. den Fokus auf das Wesentliche zu richten, also auf meine 3 wichtigen Tagesaufgaben

Insbesondere die Arbeitstag-Start-Routine sorgt dafür, dass ich - egal was passiert - meine erste wichtige Tagesaufgabe bereits vor 10 Uhr erledigt habe und mich erst danach um das Tagesgeschäft kümmere

2. wichtiges Ziel: Unwesentliches gebündelt, möglichst automatisiert und zeitlich klar begrenzt abzuarbeiten, um

3. auch nach der Arbeit noch genügend Energie für die wichtigen außerberuflichen Lebensbereiche zu haben, also für familiäre und persönliche Belange.

Für Letzteres sorgt insbesondere die Arbeitstag-End-Routine, so dass ich wirklich mit klarem Kopf aus dem Büro, bzw. der Praxis gehen kann und außerdem das sichere Gefühl genieße, den folgenden Arbeitstag bereits ausreichend vorbereitet zu haben.

Wenn du jetzt Feuer gefangen hast und die Kraft solcher Routinen auch nutzen möchtest, dann sei noch der Hinweis erlaubt, dass auch hierbei gilt:
Weniger ist oft mehr.
Gestalte deine Routinen so, dass sie übersichtlich sind und machbar bleiben.

Besonders, wenn die Arbeit mit solchen Routinen noch Neuland für dich ist, beginne zunächst mit nur einer neuen Routine.
Und nimm dir ausreichend Zeit, diese in Ruhe zu planen.

Am besten limitierst du dabei auch die Anzahl der einzelnen Schritte erstmal auf ein Minimum. Später, wenn alles gut eingeübt ist und bereits überwiegend automatisiert abläuft, dann kannst du immer noch weitere Schritte mit dazunehmen, z.B. gleichartige Aufgaben, die du dann als sogenanntes “Batching”, also in einem Rutsch ohne Unterbrechung abarbeitest.

Und damit kommen wir auch langsam schon zum Ende dieser Folge.
Wenn du Fragen hast, oder vielleicht auch einen Tipp, was innerhalb deiner Routine besonders gut funktioniert, dann schreib doch gerne ins Kommentarfeld zu dieser Folge unten auf der Folgen-Website unter
christofglade.de/podcast29
Ich freue mich über jeden Tipp und natürlich auch über Fragen, die ich gerne auch dort beantworte.
Also, hinterlasse gerne deinen Kommentar - Ich freue mich, von dir zu hören!

Für heute sage ich:
Vielen Dank für´s Zuhören und bis zum nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.
Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #029 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]