Business Dojo Podcast #025

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 25 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um die 5 größten Fehler bei der Erstellung von Notizen.
Ich bin schon lange ein großer Fan von Notizen, ganz einfach deshalb, weil ich sonst fast alles Wichtige vergessen würde. Kurz gesagt: Bei allen möglichen Gelegenheiten, bei denen mir etwas Wichtiges in den Sinn kommt, was ich aber nicht direkt weiterverarbeiten kann, mache ich mir eine Notiz.
Wie aus einer so entstandenen Notiz dann aber eine wird, die wirklich produktiv nutzbar ist, das herauszufinden, hat mich einige Zeit gekostet.
Und dabei habe ich selbst vermutlich über die Jahre jeden Fehler gemacht, den man so machen kann…
Über die 5 größten Fehler beim Erstellen von Notizen, über die spreche ich gleich in dieser Folge und natürlich auch darüber, wie du sie vermeiden kannst….

Die Neurologen - und unter ihnen vor allem die Gehirnforscher - können das sicher bestätigen: So faszinierend, leistungsfähig und komplex unser menschliches Gehirn auch ist:
Für eines ist es einfach nicht gemacht: Es eignet sich von seinem Aufbau und seiner Funktionsweise nicht sonderlich gut dafür, als Speichersystem von Ideen herzuhalten.

Gedanken oder Ideen festzuhalten, abzuspeichern und im passenden Augenblick wieder aus dem Gedächtnis hervorzuholen und uns ins Bewusstein zu bringen, ja dafür ist es einfach nicht gemacht.

Die Lösung des Problems: Ich notiere den Gedanken und bearbeite ihn zu passender Gelegenheit, denn durch das schriftliche Festhalten kann er zumindest nicht mehr verschwinden…
So weit, so einfach...
Sollte man meinen, es sei denn, du fragst dich: Hmmm, wo ist nochmal der Zettel hingekommen…. Das hatte ich mir doch irgendwo aufgeschrieben...Hast du vielleicht mein Notizbuch gesehen…. Hatte ich das jetzteigentlich in meinem Kalender oder oder in der Notiz-App gespeichert … und auf welchem Gerät nochmal?

Ja, vielleicht kennst du das auch….
Ganz so sicher ist es also nicht, dass eine Notiz nur durch das reine Verschriftlichen auch tatsächlich auffindbar und damit nützlich wird.

Aber der Reihe nach:
Ich finde, gerade weil das Anfertigen von Notizen eine der grundlegendsten Techniken des Selbstmanagements ist, die einfach jeder von uns - mehr oder weniger selbstverständlich - nutzt, lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen, welche die beliebtesten Fehler sind, die uns im Umgang mit Notizen passieren.

Wer mich oder diesen Podcast schon etwas länger kennt, der weiß vermutlich, dass ich ein großer Fan von handschriftlichen Notizen bin.
Klar, wenn du sehen könntest, wie langsam ich auf einer Computertastatur tippe - ich habe leider nie richtig gelernt, blind mit 10 Fingern zu schreiben… dann würdest du sicher sagen: Ja, klar, da ist eine handschriftliche Notiz deutlich besser, weil eben viel schneller gemacht…
Das ist aber - ehrlich gesagt - nur ein Grund, warum ich handschriftliche Notizen - auch und gerade im beruflichen Alltag - ganz klar favorisiere. Und es ist nicht mal der wichtigste Punk.

Und damit sind wir auch schon bei Fehler Nr. 1:
Die Notiz auf einer Tastatur tippen, anstatt sie handschriftlich zu notieren.

Die wahren Gründe, warum ich das tatsächlich als einen Fehler ansehe, und das, obwohl ich ein bekennender Technik-Fan bin, die erkläre ich gleich ganz genau…

Also Fehler Nr.1 beim Erstellen von Notizen:
Die Notiz auf einer Tastatur tippen, anstatt sie handschriftlich zu notieren…

Warum halte ich das für einen Fehler?

Der wichtigste Grund:
Durch das handschriftliche Schreiben setzt bereits ein Verarbeitungsprozess ein.
Dieser geschieht automatisch und zum Teil unbewusst und du solltest ihn dir auf jeden Fall zunutze machen.
Auf dem Weg vom Gehirn, dem Entstehungsort des Gedankens, bis hin zum Papier, auf dem du ihn notierst, wird der Gedanke geformt, gefiltert, sortiert, mit anderen Ideen verknüpft, usw. und das ganze anhand einiger relativ verborgen ablaufender elektrischer, biochemischer und mechanischer Prozesse.
Um das zu bewerkstelligen, müssen im Gehirn neuronale Bahnen aktiviert werden, Synapsen verschaltet werden und entsprechende Reize elektrisch weitergeleitet und biochemisch umgewandelt werden. Neurotransmitter werden eingesetzt und schließlich die entsprechenden Muskeln aktiviert, damit dann mechanisch über den Arm, die Hand und die Finger, die einen Stift halten, der Gedanke aufs Papier kommt.
Wenn du denn Papier dafür verwendest…

Entscheidend ist also: Durch den relativ langen und komplexen Weg der Umsetzung eines Gedankens in eine handschriftliche Notiz wird dieser bereits auf verschiedene Arten verarbeitet, angereichert oder sogar mit Gefühlen aufgeladen.

Ja - und gerade durch die relative Langsamkeit des physikalischen Vorganges, tatsächlich einen Stift auf ein Papier zu setzten und damit Linien in Buchstaben zu verwandeln, die wiederum vom Auge kontrolliert und ans Gehirn rückgemeldet werden, allein dadurch erhöht sich die Verarbeitungsdichte und die Verarbeitungstiefe im Vergleich zu einem Tippen auf einer Tastatur.

Der Neurowissenschaftler und Biochemiker Dr. Henning Beck hat das sinngemäß einmal so beschrieben:

“Wir neigen beim Tippen offensichtlich dazu, das Gehörte einfach 1:1 aufzuschreiben, alos ein rein auditiv- motorischer Prozess. Beim Schreiben mit der Hand selektieren wir dagegen direkt und überlegen uns, was wir aufschreiben und was nicht. Dafür müssen wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und das können wir nur, wenn wir den Inhalt nicht nur hören, sondern auch verstehen. Die Handschrift schließt also einen Denkprozess ein, der beim Tippen an der Tastatur wegfällt. “

Und damit komme ich zu Fehler Nr.2:
Beim Schreiben der Notiz zu sehr auf das benutzte Tool konzentriert zu sein.

Was meine ich damit?

Nun, erst einmal ist das eigentlich auch ein Punkt, der zu Fehler 1 passt, dem Tippen von Notizen auf einer Tastatur…
Ich persönlich finde es immer unangenehm, wenn ich mit jemandem spreche, der sich während des Gesprächs Notizen auf einer Tastatur, z.B. auf seinem Laptop macht.
Vor allem, weil dann ein Bildschirm zwischen uns steht und derjenige immer wieder längere Zeit auf Tastatur und Bildschirm schaut, statt mit mir im Kontakt zu sein.
Und das empfinde ich schlicht als unhöflich und unangenehm.

Das ist mir schon öfters in Meetings aufgefallen, aber z.B. auch bei Dienstleistern, oder sogar bei Fachärzten, die aus Gründen der Kostenoptimierung zunehmend selbst während eines Patientengespräches im Computer die Patientenakte pflegen und dort Notizen eintragen und dabei manchmal eher mit dem Computer zu sprechen scheinen, als mit dem Patienten… Das erlebe ich leider immer wieder und finde es jedes mal unangenehm und auch unhöflich in der Art der Kontaktgestaltung.

Daraus habe ich für mich schon lange geschlussfolgert, dass ich sowohl in einem Meeting, als auch in einem 1:1 Gespräch keine Tastaturgestützen Hilfsmittel für Notizen verwende.
Ich möchte einfach in einem guten Kontakt, also eben auch Augenkontakt mit meinem Gesprächspartner sein und wenn ich dann vorher noch frage, ob es in Ordnung ist, wenn ich mir während des Gesprächs gelegentlich Notizen mache, um nichts Wichtiges zu vergessen, dann habe ich eignetlich noch nie erlebt, dass mein Gegenüber das als störend empfunden hätte.

Also auch hier ermöglicht es das handschriftliche arbeiten, egal, ob in einem Notizbuch oder auf einem Block, oder mit einem iPad, vor allem im Kontakt zu bleiben und keine künstlichen Barrieren zwischen mir und einem Gesprächspartner zu errichten.

Der Fehler, sich beim Notieren zu sehr auf das benutzte Tool konzentrieren zu müssen, beinhaltet aber noch mehr:
Nämlich, zum einen, inhaltlich gesehen: Ich sollte nur Stichpunkte notieren, die bereits auf das Wesentliche verdichtet sind, also keinen langen Text schreiben und auf ausgefeilte Formulierungen Wert legen, weil mich auch das zu sehr ablenken würde…

Und dabei sollte mich eben auch das benutzte Tool unterstützen, also ohne, dass ich jetzt mit irgendwelchen Formatierungs-Optionen oder bunten Icons beschäftigt bin, oder in komplizierten Menüs nach bestimmten Funktionen suchen muss.
Ich tue gut daran, in erster Linie mit Zuhören beschäftigt zu sein und nur das Wesentliche kurz zu notieren, ohne weitere Ablenkungen durch technische Finessen oder den eigenen Anspruch, die Notiz bereits beim Erstellen optisch ansprechend zu gestalten...

Dazu übrigens noch ein kleiner Tipp am Rande:
Nutze doch für wiederkehrende ähnliche Situationen, in denden du regelmäßig Notizen machst, entsprechende Templates, also bereits formatierte Vorlagen.
Das könnte z.B. ein nach der Cornell-Methode formatiertes Notizbuch sein, da gibt es dann entsprechende Spalten und Felder, in denen Überschrift, Stichpunkte, Fragen und eine Zusammenfassung auf einer einzigen Seite bereits übersichtlich gegliedert sind.
Das funktioniert z.b. gut für allgemeine Meetings.
Oder du richtest dir selbst spezielle Vorlagen oder Templates ein, das geht besonders einfach in entsprechenden Apps, z.B. in Good Notes, das ich auf dem iPad für meine Notizen verwende. Da kannst du dann entsprechenden Vorlagen ganz einfach als PDF importieren - vor allem eben auch solche, die du selbst für bestimmte Einsatzzwecke erstellt hast und die für dich gut funktionieren.

Kommen wir zu Fehler Nr. 3:
Zu viele unterschiedliche Hilfsmittel oder Apps für deine Notizen zu nutzen…

Diesen Fehler habe ich früher definitiv gemacht, auch weil ich immer wieder gerne verschieden Apps zeitgleich ausprobiert habe…

Da kam es dann dazu, dass ich neben Notizzetteln, die ich gerne beim Telefonieren im Büro genutzt habe, zusätzlich auch ein Notizbuch verwendet habe, das ich meistens bei Kundengesprächen mit dabei hatte. Und dann noch ein weiteres, kleines Notizbuch für private Zwecke… Und schließlich verschiedene Apps, von Evernote über Taskmanager-Apps, bis hin zu reinen Notiz-Apps, wie eben Good Notes oder anderen.
Irgendwann war dann natürlich das Chaos perfekt, denn was nutzt es, wenn man zwar alles aufschreibt, es dann aber hinterher doch wieder langwierig in verschiedenen Systemen oder sogar an verschiedenen Orten suchen muss und dann schlimmstenfalls im entscheidenden Moment keinen Zugriff darauf hat….

Also: Nutze möglichst nur ein Tool für deine Notizen.

Bei mir ist es das iPad mit der App GoodNotes, die alle meine handschriftlichen Notizen beinhaltet.
Nur in ganz wenigen Ausnahmefällen, eigentlich nur, wenn ich das iPad einmal nicht mit dabei habe, greife ich auf Papier und Stift oder auch schon mal auf die Handy-App von Evernote zurück. Aber das sind wie gesagt seltene Ausnahmen.
99 % meiner Notizen verfasse ich handschriftlich in Good Notes mit dem Apple Pencil auf dem iPad.

Ohne jetzt auf alle Details der GoodNotes-App einzugehen, hat das vor allem folgende Vorteile:
Ich finde binnen Sekunden meine Notiz wieder, da ich mittels der sehr guten Handschrift-Erkennung und der mächtigen Suchfunktion das gesamte Notizbuch durchsuchen kann … DA braucht es , obwohl das natürlcih möglich ist - auch keine zig unterschiedlichen Notizbücher innerhalb der App für verschiedenste Situationen, sonder mir reicht meistens ein einziges digitales Notizbuch, denn da können unendlich viele Seiten drin sein… in meinem Standard-Notizbuch sind das sicher schon an die 1000 Seiten mit Notizen! Als Papier-Notizbuch wäre das schon längst nicht mehr tragbar…Und das im wahrsten Sinne des Wortes…

Und trotzdem kann ich also in Sekunden jede Notiz wiederfinden - das finde ich wirklich genial…
Und ich kann die Notizen sehr effizient weiterverarbeiten… dazu kommen wir auch nachher nochmal.
Ich kann z.B. Teile meiner Notiz markieren und in Computerschrift umwandeln, das geht mit einem Klick - und dann kann ich das weiterverarbeiten, z.B. in eine E-Mail einfügen, oder einen Kalendereintrag daraus machen, oder es an andere Apps, z.B. fürs Projektmanagement weiterleiten, usw.

Fehler Nr. 4 bei der Erstellung von Notizen:
Am Ende Keine Zusammenfassung zu erstellen.

Das betrifft natürlich vor allem längere Notizen, also z.B. bei Meetings.
Eine ganz wichtige Sache, die es dir später erleichtert, die Notiz produktiv weiter zu verarbeiten:
Fasse am Ende die wichtigsten Erkenntnisse in Stichpunkten zusammen, z.B. die Ergebnisse, festgelegte nächste Schritte, delegierte Aufgaben, Zuständigkeiten, Deadlines, usw.

Natürlich kannst du zusätzlich auch die wichtigsten Stellen innerhalb der Notiz markieren, oder du nutzt kleine Symbole am Rand der Notizen, z.B. ein Fragezeichen für noch zu klärende Punkte, einen Pfeil für eine Delegierte Aufgabe oder ein Sternchen für eine Aufgabe, für die du selbst verantwortlich bist.
Wie auch immer du dich hier organisierst, achte in jedem Fall darauf, dass du dir direkt nach dem Anlass der Notiz, also z.B. direkt nach dem Gespräch oder Meeting, ein paar Minuten Zeit nimmst, um die Notiz noch einmal durchzusehen und eine kurze Zusammenfassung zu erstellen.
Denn direkt im Anschluss sind die Eindrücke noch frisch und daher ist es der ideale Zeitpunkt, Wichtiges zusammenzufassen und ggf. Fehlendes zu ergänzen, um später einen möglichst großen Nutzen aus der Notiz ziehen zu können.

Damit bist du für die weiteren Schritte optimal vorbereitet und musst nicht wieder erneut alles komplett durchlesen um die Zusammenhänge zu verstehen.

Und damit kommen wir auch schon zum letzten der beliebtesten Fehler im Zusammenhang mit Notizen:
Fehler Nr.5:

Kein zuverlässiges System haben, um die Notizen weiter zu verarbeiten

Das ist wahrscheinlich sogar der wichtigste und häufigste Fehler und ein neuralgischer Punkt:
Denn was nutzt eine nach allen Regeln der Kunst angefertigte Notiz, wenn sie nicht weiter Beachtung findet, sonderns tattdessen irgendwo in den Tiefen deines analogen oder digitalen Notizbuchs verschwindet oder ganz unten in irgendeiner Ablage landet und mangels eines entsprechenden Systems niemals mehr angeschaut wird?

Damit eine Notiz überhaupt Sinn macht, ist es entscheidend, dass du sie dir zum gegebenen Zeitpunkt wieder zuhilfe nimmst.
Und dafür brauchst du ein verlässliches System.
Je nach Art um Umfang der Notiz kann der nächste Verarbeitungsschritt natürlich ganz unterschiedlich sein, er ist aber grundsätzlich notwendig und zwar ohne Ausnahme.
Selbst im einfachsten Fall, wenn du dir z.B. eine Notiz auf ein PostIt geschrieben und das an deinen Computer-Monitor geklebt hast, vielleicht steht darauf: Hr. Müller zurückrufen…
Selbst dann gibt es einen nächsten Verarbeitungsschritt: Nämlich nach dem Telefonat mit Hr. Müller diese Notiz zu entfernen und in den Papierkorb zu werfen…

Aber da Inhalt, Form und Zweck einer Notiz eben höchst unterschiedlich sein kann, braucht es ein zentrales und verlässliches System, damit dir keine einzige Notiz mehr durch die Lappen gehen kann.
Bei mir ist das mein Wochen-Review, den ich in der Regel jeden Freitag mache.
Das ist der Termin, an dem sozusagen alle Fäden meiner Aufgaben, Projekte und langfristigen Ziele zusammenlaufen und an dem ich die aktuelle Woche abschließe und die kommende vorausplane.

Und ein Punkt auf der Liste dieses Wochen-Reviews ist eben auch, alle Notizen der Woche gesammelt durchzusehen und dafür zu sorgen, dass evtl. daraus entstehenden Aufgaben oder Termine eingetragen, delegiert oder anderweitig angemessen verarbeitet werden.
Zum Wochen-Review, den ich auch gerne als meine Produktivitäts-Geheimwaffe bezeichne, gibt es übrigens auch eine Podcastfolge, genauer gesagt sogar eine Doppelfolge, die ich dir sehr empfehlen kann, falls du sie noch nicht kennst:
Die Folge 10 und 11.

Zum Schluss gibt es heute wieder eine kurze Zusammenfassung dieser Folge:

Heute ging es um die 5 größten Fehler bei der Erstellung von Notizen…
Und hier sind sie noch einmal im Überblick:

Fehler Nr. 1:
Die Notiz auf einer Tastatur zu tippen, anstatt sie handschriftlich zu notieren.

Fehler Nr. 2:
Beim Schreiben der Notiz zu sehr auf das benutzte Tool konzentriert zu sein.

Fehler Nr. 3:
Zu viele unterschiedliche Hilfsmittel oder Apps für deine Notizen zu nutzen.

Fehler Nr. 4:
Am Ende der Notiz Keine Zusammenfassung zu erstellen.
und

Fehler Nr. 5:
Kein zuverlässiges System zu verwenden, um die Notizen weiter produktiv zu verarbeiten

Und damit geht auch diese Folge wieder langsam zuende...
Die Shownotes zu dieser 25. Folge des Business Dojo Podcasts findest du unter:
christofglade.de/podcast25

Dort kannst du übrigens auch gerne einen Kommentar hinterlassen, ich verspreche ,den werde ich lesen!
Vielleicht magst du ja auch etwas ergänzen, was dir persönlich noch bei der Anfertigung von Notizen besonders hilfreich oder wichtig erscheint, dann freue ich mich, wenn du einen Kommentar schreibst, wie gesagt etweder ganz unten auf der Seite im Kommentarfeld auf
christofglade.de/podcast25

oder auch gerne per E-Mail an
christof@christofglade.de

So oder so: Ich freue mich von dir zu hören!

Für heute sage ich: Vielen Dank für´s Zuhören und bis nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.

Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #025 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]