Business Dojo Podcast #021

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 21 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um die Frage, was eine persönliche Kommunikations-Strategie ist und wie sie dir dabei helfen kann, mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.

Wenn du also regelrecht überschüttet wirst mit E-Mails, Anrufen, Slack- ,WhatsApp- oder anderen Chat-Nachrichten und vielleicht auch beruflich noch mehrere Social-Media-Kanäle bespielst, dann ist diese Folge für dich gemacht…
Denn spätestens dann brauchst du eine persönliche Kommunikations-Strategie!

Wie du eine solche Strategie in 5 Schritten umsetzt und damit vor allem deiner “Verfügbarkeit für Andere” klare Grenzen setzt, dazu gleich mehr...

Vor einigen Jahren, vor allem in der Zeit, als ich Inhaber und Geschäftsführer eines Tonstudios für Film- und Fernseh- Postproduction war, da ging es mir häufig so, dass ich der zentrale Ansprechpartner für alles und jeden war und die Kommunikationskanäle fast täglich überliefen…

Ob es nun um telefonische Anfragen, E-Mails oder Anfragen über die Firmen-Website ging, alles lief gefühlt parallel, ganz abgesehen von Social-Media-Kanälen, Whats-App und anderen Messengern…
Und obwohl ich bereits einige Mitarbeiter hatte, war ich mit dieser Kommunikations-Flut oft völlig überlastet…

Die E-Mail-Inbox füllte sich mehr und mehr und nahm bisweilen erschreckende Ausmaße an, Telefon- und Handy-Mailboxen signalisierten ständig, dass Menschen auf eine Antwort warteten und selbst, als ich zuerst einen externen Büro-Service und später auch eine persönliche Assistentin einsetzte, wurde es nicht wirklich besser…
Nach wie vor wurde ich viel zu häufig in wichtigen Arbeiten unterbrochen und hatte ständig das Gefühl, zu wenig Zeit für die wesentlichen Dinge zu haben.

Mir wurde klar, ich brauchte ein Strategie, die dafür sorgt, dass meine Verfügbarkeit für andere Menschen deutlich eingeschränkt wird. Und so fing ich zuerst an, über die dafür notwendigen Regeln nachzudenken.

Ich begann damit, festzulegen, für wen ich direkt erreichbar sein wollte und für wen nicht.
Bei mir war das damals zuerst einmal meine Familie und meine Assistentin.

Später, als weitere Mitarbeiter dazu kamen und sich auch der Kundenstamm vergrößerte, wurde dieses Thema immer wichtiger, denn das Kommunikationsaufkommen nahm naturgemäß weiter zu und so baute ich meine Strategie weiter aus und schon war ich
dabei - ohne dass ich das damal schon so genannt hätte - eine persönliche Kommunikations-Strategie zu entwickeln.

Und ich vermute, du hast selbst auch eine, ob du sie nun so nennst, oder nicht, aber wenn du Unternehmer oder Unternehmerin oder Führungskraft bist, dann weißt du, dass du nicht für alle verfügbar sein kannst, denn andernfalls würde deine Arbeit sowohl quantitativ, als auch qualitativ enorm leiden.

Klar: Wer in Meetings sitzt und nur halb anwesend ist, weil er parallel E-Mails beantwortet, der verschwendet die eigene Energie und die der anderen Teilnehmer.
Und wer ständig alle Kommunikationskanäle offen hält, ist auch ständig ablenkbar, wird oft unterbrochen und kann nicht mehr fokussiert an seinen wichtigen Aufgaben arbeiten. Und das kannst du dir als Führungskraft einfach nicht leisten…

Denn es ist bereits wissenschaftlich nachgewiesen, ich glaube, Cal Newport hat in seinem Buch “Deep Work” auch darauf verwiesen, dass bei Unterbrechungen immer ein Teil unserer Aufmerksamkeit auch nach Erledigung der unterbrechenden Aufgabe, noch bei dieser verweilt. Wenn du also deine Arbeit unterbrichst, um z.B. ein Telefonat entgegenzunehmen, das nur eine Minute dauert, so bleibt auch danach ein Teil deiner Aufmerksamkeit bei diesem Telefonat, sodass es manchmal 5, 10 oder sogar 20 Minuten dauern kann, bis du wieder mit 100 % iger Aufmerksamkeit an der vorangegangenen Aufgabe weiter arbeiten kannst… Und so verlierst du einen beträchtlichen Teil deiner Produktivität.

Aber zurück zur Kommunikations-Strategie...
Ich habe sie über die Jahre immer klarer definiert und kann das nur empfehlen, übrigens unabhängig davon, auf welcher Ebene in einem Unternehmen du tätig bist - ich bin mir sicher, jede und jeder kann davon - unabhängig von seiner Position - profitieren.

Ganz grundsätzlich gesagt, dient eine “persönliche Kommunikations-Strategie” dem Ziel, festzulegen, mit wem du kommunizierst, wann und wie.
Wie du sie am besten aufsetzt, dazu gebe ich heute 5 konkrete Tipps.
Hier sind sie:

Tipp Nr.1:
Lege für unterschiedliche Gruppen oder Personen jeweils dein Level der Verfügbarkeit fest.
Beantworte dabei die beiden Fragen:
Wer braucht direkten Zugang zu mir? und
Wie gehe ich mit “allen anderen”um?
Für die Beantwortung der ersten Frage ist es wichtig, dass du dir im Klaren bist, was deine wichtigsten Aufgaben und Projekte sind und welche Menschen besonders wichtig dafür sind und zum Gelingen dieser Projekte beitragen.

Wenn du eine persönliche Assistentin oder einen Assistenten hast, gehört er oder sie sicher ebenso dazu, wie deine Partnerin oder dein Partner oder einzelne wichtige Mitarbeiter oder Führungskräfte, die direkt an dich berichten.
Und wenn du Kinder hast, kann es - zumindest in bestimmten Phasen - ebenfalls wichtig sein, dass diese Priorität bekommen und direkten Zugang zu dir haben.
Denk´​​ immer dran: Du allein legst diese Kriterien fest!

Wichtig ist dabei natürlich auch, parallel für klare Kommunikations-Regeln innerhalb deines Unternehmens zu sorgen… Wie du das am besten angehst, darüber habe ich ja schon in der letzten Folge, der Folge 20 gesprochen…

Also, lege zuerst fest, wer direkten Zugang zu dir braucht - unabhängig davon, ob du Solo-Selbständiger, Führungskraft, Geschäftsführer oder Unternehmer bist… Wichtig ist, dir klar zu machen: Du musst deine Verfügbarkeit einschränken und dabei klare Grenzen ziehen.

Und dann zur 2. Frage, Also der Frage: wie gehe ich mit allen anderen um?

Meiner Erfahrunbg nach gibt es drei Möglichkeiten, mit den - nennen wir sie mal “Kommunikations-Anfragen” - von anderen umzugehen:
1. Delegieren
2. Absagen
oder
3. ignorieren

Wenn jemanden mit deinem Unternehmen kommunizieren möchte, aber eben nicht zwingend mit dir persönlich sprechen muss, damit sein Anliegen geklärt wird, dann leite ihn an jemandem aus deinem Team weiter, der dafür geeignet ist.

Wenn jemand ein wenig deiner Zeit beanspruchen möchte, dich vielleicht sogar zum Essen einlädt, dies aber nicht wirklich zu deinen gesetzten Prioritäten, zu deinen wichtigen Projekten passt, dann sage freundlich ab. Vorausgesetzt, es handelt sich um jemanden, der dir wichtig ist.

Bei Anfragen von Unbekannten oder für dich persönlich unwichtigen Menschen, entscheide dich besser dafür, gar nichts zu tun und ignoriere die Anfrage einfach.

Das klingt jetzt hoffentlich nicht arrogant - so ist es nicht gemeint… es ist schlicht und ergreifend notwendig.
Für den ein oder anderen mögen die letzten beiden Alternativen, also das NEIN sagen oder das ignorieren manchmal etwas schwierig sein, die Erfahrung habe ich anfangs auch gemacht, bis ich merkte, dass es auch eine Frage der Übung ist.

Trainiere also deinen “NEIN-Muskel” in dem Bewusstsein, dass jedes NEIN zu einer Anfrage immer ein JA zu deinen wichtigen Aufgaben und Prioritäten ist.
Wie dir das NEIN sagen einfach und mit einem guten Gefühl gelingt, darüber habe ich in der Folge 3 dieses Podcast bereits gesprochen, vielleicht magst du später dort nochmal reinhören… Oder du liest meinen Blogartikel dazu, den findest du auf christofglade.de unter dem Titel:
“Öfter NEIN sagen: Wie es dir in 3 einfachen Schritten gelingt”

Zurück zum Aufbau deiner persönlichen Kommunikations-Strategie:
Und zum Tipp Nr.2:

Kommuniziere möglichst asynchron.

Was ist damit gemeint?
Nun - synchrone Kommunikation ist die Form, bei der z.B. die Frage und die entsprechende Antwort beinahe gleichzeitig ausgetauscht werden, also z.B. am Telefon oder per Textmessenger.
Und sogar bei E-Mails passiert das manchmal in ganz ähnlicher Form.

In der Folge 18 hatte ich ja bereits über die 3 größten Fehler im Umgang mit E-Mails gesprochen…Und allen 3 Fehlern gemeinsam ist der Punkt, dass eben zu schnell auf eine eingehende E-Mail reagiert wird, sodass ein eigentlich asynchrones Kommunikationsmittel als quasi-synchrones Mittel eingesetzt wird...

Und das führt dann eben zum ständigen E-Mail-Checken zwischendurch, oder sogar zu dem Druck, jede E-Mail möglichst sofort beantworten zu wollen.
Ebenso verhält es sich übrigens bei Slack, dem Chat-System, das - genau betrachtet - nur behauptet, asynchrone Kommunikation zu fördern, in den meisten Fällen aber nahezu synchron eingesetzt wird und damit Unterbrechungen im Workflow geradezu provoziert…

Für deine persönliche Kommunikationsstrategie ist hierbei wichtig:
Weise speziell deine eingehenden E-Mails, sowie Chat- oder Messenger-Nachrichten in klare Schranken, denn sonst gerätst du automatisch in den Reaktions-Modus und stellst genau genommen die Priorotäten anderer (die vielleicht jetzt möglichst schnell eine Antwort von dir erwarten) über deine eigenen Prioritäten (z.B. die wichtige Aufgabe oder das wichtige Projekt, an dem du gerade arbeitest).

Die wichtigste Angewohnheit aber, um möglichst asynchron zu kommunizieren ist die:
Gehe offline. Schließe deine E-Mail-App, Schließe Slack oder Twist und deine anderen Kommunikations-Apps, schalte auf deinem Handy die Benachrichtigungsfunktion ab und behandle deine Kommunikation genau so, wie deine anderen Aufgaben:
Lege selbst den Zeitpunkt fest, wann und wie du sie bearbeiten möchtest.

Tipp Nr. 3:

Nutze Automatisierungen für all deine Kommunikations-Inboxen, also E-Mail-Inbox, Anrufbeantworter, Voicemail usw.

In den gängigen E-Mail-Apps sind dafür bereits viele Automatisierungs-Funktionen eingebaut.. Z.B. Autoresponder oder automatische Weiterleitungen von bestimmten E-Mails. Du kannst auch entsprechende Filterfunktionen einstellen, die eingehende Mails nach bestimmten Absendern oder Stichworten sortieren und ggf. weiterleiten...

Oder lege klare Regeln fest, nach denen z.B. dein Assistent deine E-Mails vorsortiert und nur die an dich weiterleitet, die du wirklich persönlich beantworten möchtest.
Auch das ist natürlich eine Form von Automatisierung, die im Hintergrund stattfindet und so deiner Verfügbarkeit Grenzen setzt und die Kommunikations-Flut kanalisiert.

Ein weiteres Beispiel: Geschäftliche Telefonate nehme ich schon seit langem nicht mehr direkt an, sondern ich vereinbare grundsätzlich Telefontermine - auch über einen automatisierten Online-Kalender - und lasse ansonsten meinen Arufbeantworter antworten. Dieser informiert mich dann wiederum automatisch per E-Mail über eingegangene Anrufe. Auch hier sorge ich also mit Automationen dafür, möglichst große unterbrechungsfreie Zeiten zu haben, die ich z.B. für die Arbeit mit Klienten benötige - oder eben für meine anderen priorisierten Aufgaben.

Nutze also alle Möglichkeiten der Automatisierung, die für dich in Betracht kommen. Wenn du noch immer viele E-Mails bekommst und darunter viele mit ähnlichen Fragen, dann verwende z.B. für wiederkehrende Anfragen, die du erhältst, entsprechende E-Mail-Templates. Die lassen sich dann als Standard-Antwort entsprechend beschriftet z.B. im Ordner “Entwürfe” speichern und müssen dann meistens nur noch mit ein oder zwei Sätzen ergänzt oder kurz personalisiert werden.

Tipp Nr. 4:
Antworte weniger

Mache es dir zur Regel, dich zunächst zu fragen:
Ist eine Antwort hierbei tatsächlich notwendig?
Häufig ist das nämlich gar nicht der Fall, da z.B. nur Informationen weitergeleitet werden.
Verzichte in dem Fall auf eine Antwort ala “Vielen Dank für die Information” oder ähnliches und antworte einfach gar nicht.
Das gilt natürlich wieder nicht nur für E-Mails, sondern besonders auch für Messenger wie Slack, Twist, Whatsapp, oder was immer du da verwendest.
Die unnötige Kette des Antwortens auf die Antwort einer Antwort wird damit unterbrochen und das Ergebnis ist: Es werden weniger Nachrichten geschrieben.

Auch wenn keine konkrete Frage gestellt wird, verzichte wenn möglich auf eine Antwort.
Ebenso bei mehrdeutigen oder missverständlichen Anfragen.
Es sei denn, eine Klärung ist von deiner Seite zwingend notwendig, um ein Projekt nicht ins Stocken kommen zu lassen.
Dann antworte möglichst kurz , z.B. mit dem Satz:
Das verstehe ich nicht. Bitte konkretisieren.

Auch das hat auf lange Sicht den positiven Effekt, dass die Kommunukationsteilnehmer lernen, klar und nachvollziehbar zu kommunizieren und ihr Anliegen präzise und unmissverständlich auszudrücken.
Und letztlich bringen sie damit einen achtsamen Umgang mit der Zeit des Empfängers zum Ausdruck. Denn wer möchte schon selbst gerne umständlich und langwierig formulierte, unklare oder mehrdeutige E-Mails lesen, die den Empfänger auch nach längerer Beschäftigung mit dem Text immer noch im Unklaren lassen, was denn jetzt konkret der nächste Schritt in der Angelegenheit sein soll.

Und schon kommen wir zum letzten Schritt, dem Tipp Nr. 5:
Steuere die Erwartungen anderer.

Informiere Kunden oder Interessenten vorab darüber, was sie in Punkto Kommunikation, z.B. hinsichtlich der Antwortgeschwindigkeit deines Unternehmens, erwarten dürfen.

Wenn du z.B. auf der Firmen-Website einen Satz formulierst wie:
In der Regel antworten wir auf ihre E-Mail-Anfrage binnen 48 Std., dann wird niemand böse sein, wenn er keine Antwort innerhalb eines Tages erhält.

Entscheidend ist, dass derjenige darüber informiert wird, was er erwarten kann.
Sei pro-aktiv und Setzte die Regeln dafür selbst fest und sorge dann dafür, dass sie von allen eingehalten werden.

Sorge auch im Sinne deiner persönlichen Kommunikations-Strategie innerhalb deines Unternehmens dafür, dass deine Regeln klar und transparent sind und allen Mitarbeitern bekannt sind.
Damit wissen alle, was sie von dir persönlich in Punkto Kommunikation erwarten dürfen und was nicht. Und genau diese Transparenz sorgt für Vertrauen und minimiert Enttäuschungen.

Und zum Schluss noch einmal eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

Das Festlegen einer persönlichen Kommunikations-Strategie hilft dir dabei, deine Prioritäten nicht aus dem Blick zu verlieren und jeden Tag mit dem notwendigen Fokus an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten zu können.
Du wirst außerdem effizienter, besser und verlässlicher kommunizieren.
Hier noch einmal die wichtigsten 5 Tipps:

1. Lege für unterschiedliche Gruppen oder Personen jeweils dein Level der Verfügbarkeit fest

2. Kommuniziere möglichst asynchron.

3. Nutze Automatisierungen für all deine Kommunikations-Inboxen,

4. Antworte weniger

5. Steuere die Erwartungen anderer

Ja - und damit neigt sich auch diese Folge dem Ende zu…

Wenn DU noch einen Tipp hast oder etwas ergänzen möchtest, was dir wichtig ist und vielleicht zu deiner persönlichen kommunikations-Strategie unbedingt dazu gehört, dann freue ich mich über deinen Kommentar auf der Website zu dieser Folge unter:
christofglade.de/podcast21

Oder du schreibst mir eine E-Mail an
christof@christofglade.de

So oder so - ich freue mich, von dir zu hören!
Für heute sage ich “Vielen Dank für´s Zuhören” und bis zum nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.

Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #021 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]