Business Dojo Podcast #020

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 20 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um die Frage, wie du in deinem Unternehmen, klarer und effizienter digital kommunizieren kannst.

Und mit “in deinem Unternehmen” meine ich - genauer gesagt - die interne Kommunikation, unabhängig davon, ob nun deine Mitarbeiter auch vor Ort im Büro arbeiten, oder ob du ein “Remote Team” führst, wo die Mitarbeiter vom Homeoffice oder einem anderen entfernten Ort aus arbeiten.

Ein hoch aktuelles Thema also, das für dich sicher relevant ist, wenn du mindestens einen Mitarbeiter hast… Übrigens: unabhängig davon, ob er angestellt ist, oder freelancer oder nur aushilfsweise beschäftigt ist…

Ich stelle dir also gleich zuerst die - meiner Erfahrung nach - wichtigsten Prinzipien vor, mit denen du die firmeninterne Kommunikation wesentlich effizienter und erfolgreicher gestalten kannst und danach gehe ich auch auf die dafür notwendigen Tools ein…

Es gibt also einige ganz konkrete Tipps, wie du durch bessere Kommunikation auch die vielen Vorteile eines Remote Teams effektiver nutzen kannst… und nicht in die üblichen Fallen eines drohenden Kommunikations-Chaos tappst.
Dazu also gleich mehr…

Vielleicht kennst du das auch:
Du bist mitten in einem Meeting und irgendwie haben alle das Gefühl: “Moment, über diesen Punkt haben wir doch schon mal gesprochen und eigentlich auch geklärt, was zu tun ist… Wo war nochmal die Notiz dazu?
Hatten wir das nicht per E-Mail an alle weitergeleitet?
Ach nein, dazu gab es doch ein Word-Dokument und das hatten wir auf dem Server abgelegt in… ja, wo nochmal genau?”
Und wieder jemand anderes erinnert sich vage, dass dazu bereits ein Projekt angelegt wurde, aber unter welchem Namen und mit welcher App?

Ja - wenn du solche oder ähnliche Situationen auch kennst und du Führungsverantwortung trägst, dann kennst du vermutlich auch das Gefühl, wie der Ärger langsam in dir hochsteigt und du denkst:
Stopp - das kann doch nicht wahr sein…

Wie viel kostbare Zeit und Energie geht hier gerade verloren, weil wir wiederholt über das gleiche Thema sprechen und bereits beschlossenen Schritte nicht umgesetzt wurden…
Wie kann das sein?

Nun - ganz klar:
Es fehlt offensichtlich an einer klaren Kommunikation und einem verlässlichen Kommunikations-System.

Wenn du - so wie viele von uns in den letzten Monaten - außerdem noch mit den besonderen Herausforderungen eines “Remote Teams” zu tun hattest, also mit der Führung von Mitarbeitern, die nicht vor Ort im Büro, sondern vom Homeoffice oder anderen externen Plätzen aus arbeiten, dann stehen die Chancen gut, dass die firmen-interne Kommunikation sogar noch deutlich ineffizienter geworden ist...

Vielleicht gehörst du aber auch - so wie ich - zu denjenigen, die bereits vor der Pandemie beschlossen hatten, firmen-intern nicht mehr per E-MAil zu kommunizieren und eine entsprechende No-E-Mail-Policy umgesetzt haben…

Über die Vorteile eines solchen strikten Verbots interner E-Mails, hatte ich ja bereits in der vorletzten Folge ausführlich gesprochen, in der Folge 18 - und daher werde ich heute darauf nicht mehr näher eingehen…

Wenn dich das interessiert, hör dir am besten nochmal in Ruhe die Folge 18 an.

Vielleicht ist dir aber auch erst innerhalb des letzten Jahres so richtig klar geworden, dass es dringend an der Zeit ist, endlich effizientere Kommunikationsmittel und -Kanäle in deinem Unternehmen einzusetzen, um die vielen möglichen Reibungsverluste, Missverständnisse und letztlich verschwendete Arbeitszeit zu minimieren.

Wie dem auch sei, ich denke, die Vorteile klarer und effizienter interner Kommunikation liegen auf der Hand und der beste Zeitpunkt, die dafür notwendigen strategischen und technischen Voraussetzungen zu schaffen, war letztes Jahr...
Und der zweitbeste Zeitpunkt dafür ist: Jetzt.

Genug der Vorrede, kommen wir direkt zu den grundlegenden Prinzipien, die du beachten solltest, wenn du jetzt in deinem Unternehmen neue und effizientere Kommunikations-Strukturen aufbauen möchtest:

Vorab das eigentliche Ziel, dass du dabei - meiner Meinung nach - verfolgen solltest:

Kläre, vereinfache und “streamline” die internen Kommunikations-Prozesse, damit jedes Team-Mitglied zu jeder Zeit die notwendigen Informationen zur Verfügung hat, um produktiv arbeiten zu können.
Das gelingt am besten, indem du anhand der gleich folgenden 7 grundlegenden Prinzipien die passenden Tools auswählst und für deren Nutzung klare Regeln und Grenzen festlegst.
Hier also die wichtigsten 7 Prinzipien für eine klare und effiziente interne Kommunikation:

1. Wenn möglich, nutze kontextbasierte Kommunikation und entsprechende Kommunukations-Kanäle. Das kennst du vielleicht schon aus der Folge 18 und es ist der Grund, warum ich interne E-Mails in meiner Firma bereits vor Jahren verboten habe. Zugrunde liegt hier die Erfahrung, dass die Kommunikation im Team enorm vereinfacht wird, wenn sie genau dort stattfindet, wo auch die Aufgaben, Projekte und relevanten Informationen liegen - nämlich bestenfalls innerhalb deines Projektmanagement-Tools. Denn so ist die benötigte Information, also z.B. die Nachricht eines Kollegen über den Stand bei Projekt XY für den Mitarbeiter, der gerade die ihm zugewiesene Aufgabe in dem Projekt bearbeitet, immer nur einen Klick weit entfernt.

2. Wenn möglich, setze auch ergänzend bevorzugt asynchrone Kommunikations-Kanäle ein. Das gibt Mitarbeitern die notwendige Zeit und Ruhe, Phasen von sogenannter “DeepWork” zu nutzen, also unterbrechungsfrei über einen längeren Zeitraum ungestört an einer Aufgabe arbeiten zu können. Das gelingt aber regelmäßig nur, wenn der - häufig unnötige - Druck herausgenommen wird, sofort auf eine beliebige eingehende Nachricht reagieren zu müssen… Deswegen sind Telefon, WhatsApp, Messsenger-Dienste und andere synchrone Kommunikationsmittel hierbei kontraproduktiv. u
Und auch Slack gehört übrigens dazu… anfangs als einzig wahrer Ersatz für interne E-Mails gefeiert, zeigen sich mittlerweile bereits deutliche Nachteile… denn auch hier fühlen sich viele Mitarbeiter unter Druck, ständig auf dem neuesten Stand sein zu müssen und parallel die unterschiedlichen “Channels” zu verfolgen, in denen es auch recht schnell unübersichtlich wird…

3. Verzichte bei der Auswahl des geigneten Kommuniukations-Tools auf Perfektion. Der Fehler ist mir selbst früher auch öfters passiert, dass ich immer auf der Suche war nach dem einem Tool, das in Punkto Kommunikation möglichst alles beherrscht…. man testet eine Software, findet sie gut und merkt aber nach einiger Zeit, dass doch noch etwas fehlt... und dann testet man die zweite Alternative und auch da ist nicht alles ganz perfekt und so weiter… Diese Suche nach der sogenannten “Eierlegenden Wollmilch-Sau” hört dann nämlich niemals auf. Besser ist es, wenn du dir bewusst machst, dass es keine perfekte Lösung gibt, dass es nicht das eine Tool oder die eine App gibt, die alles perfekt integriert.
Verzichte hier also auf Perfektion und achte einfach darauf, dass das jeweilige Tool gut geeignet ist, um die ihm angedachte Aufgabe zu lösen. Wenn es dafür gut genug ist und außerdem klar und einfach in der Anwendung, dann ist es genau richtig.

4. Werde dir klar über die verschiedenen Aufgabenbereiche der internen Kommunikation und setze pro Aufgabenbereich nur ein Tool ein. Diese verschiedenen Bereich können z.B. ein:
Das Aufgaben- und Projektmamagement, Ein digitaler Aktenschrankt oder dein digitales Archiv, diie Erstellung und Bearbeitung von Inhalten (also z.b. Text-Dokumenten), die Abstimmung von Terminen, Video-Konferenzen mit Remote-Teams oder -Mitarbeitern, usw.
All dies sind Orte und Gelegenheiten, bei denen eine reibungslose und effiziente Kommunukation einen wirklichen Unterschied macht, was die erzielten Ergebnisse angeht.
Und für jeden dieser Aufgabenbereiche sollte klar sein, welches Tool, also welche Software oder App dafür eingesetzt wird und warum. Und die entscheidende Regel
lautet: Pro Aufgabenbereich nur ein Tool. Ich komme darauf auch gleich nochmal mit konkreten Beispielen zurück, wenn es um die Auswahl von geeigneten Tools geht.

5. Erlaube jedem Mitarbeiter, weiterhin seine persönlichen Lieblings-Tools für sein Selbstmanagement und die Organisation seiner persönlichen Informationen zu nutzen. Jeder sollte auf seinem Rechner oder Laptop - oder mit seinem iPAd - so arbeiten können, wie er möchte und womit er möchte.
Andererseits muss unter allen Umständen vermieden werden, dass z.B. ein Teammitglied eben persönlich gerne mit Excel-Tabellen arbeitet und diese dann auch an andere weiterleitet, obwohl firmenintern festgelegt wurde, das Tabellen untereinander nur mit Google-Sheets ausgetauscht und weiterbearbeitet werden. Entscheidend ist also die Regel: Sobald Informationen mit anderen ausgetauscht werden, dürfen nur noch die festgelegten Tools und Formate genutzt werden.

6. Nutze für die letztendliche Auswahl der Kommunikations-Mittel die Erfahrung und Expertise deiner Mitarbeiter. Sammle vorab Vorschläge und Empfehlungen, lass diese in ein Meeting einfließen und diskutiere die Vor- und Nachteile der einzelnen Möglichkeiten gemeinsam mit deinem Team. Danach kannst du eine gut informierte Entscheidung treffen.

7. Lass - falls nötig - Ausnahmen zu, aber definiere diese eindeutig und sei dir sehr klar über die notwendigen Grenzen.
Es kann durchaus vorkommen, dass eine Abteilung in deinem Unternehmen auf die Nutzung eines bestimmten Tools angewiesen ist. Z.B. weil diese Abteilung vorwiegend mit Kunden oder Lieferanten kommuniziert und dabei Word-Dokumente versenden muss, weil das eben der Branchen-Standard ist und vom entsprechenden Gegenüber so erwartet wird.
Dann kannst du es natürlich zulassen, dass diese Abteilung zusätzlich Word-Dokumente einsetzt, aber eben trotzdem mit den anderen Abteilungen weiterhin ausschließlich mit Google-Docs kommuniuziert, weil das eben euer festgelegter interner Standard ist.

Und jetzt - wie angekündigt - noch zu den Tools, die ich persönlich empfehlen kann, weil ich sie selbst intensiv getestet und für viele der gerade besprochenen Szenarien eingesetzt habe… Und sie alle eignen sich besonders gut auch für Remote-teams oder eben gemischte Teams…

Hier die wichtigsten 6 Tools:

1. Mein digitaler Aktenschrank, also das Archiv für alle Dokumente und Dateien, an denen nicht gerade aktiv gearbeitet wird:
Evernote.
Und da ich das auch für meine privaten Dokumente nutze, habe ich darüber ja in der letzten Podcast-Folge, der Folge 19 bereits gesprochen, in der es um meine wichtigsten 3 Selbstmanagement-Tools ging…
Also: Evernote gehört auch seit Jahren in meinen Firmen fest mit dazu.

2. Wenn es um die Erstellung von Inhalten geht, also bei mir v.a. Text-Dokumente, ist Google´s G-Suite meine absolute Empfehlung. Sowohl die Kollaboration, also das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, als auch die Speicherung in der Cloud und der klare und übersichtliche Funktionsumfang hebt sich sehr positiv von den Microsoft-Office-Lösungen ab und ist bei mir deshalb auch schon seit Jahren im Einsatz.

3. Für das Projekt- und Aufgabenmanagement - wie schon in Folge 18 ausführlich besprochen - kann ich uneingeschränkt die App Meistertask empfehlen. Vor allem mit der Möglichkeit der kontextbasierten Kommunikation direkt in der App und dem Hinterlegen von projektrelevanten Dateien und Ressourcen direkt in der jeweiligen Aufgabenkarte ist das eine wahre Geheimwaffe. Und das auch und gerade für größere Teams, weil es eben und in vielen Zusammenhängen weitere Kommunikationskanäle oft bereits überflüssig macht. Das erhöht enorm den Fokus auf die wichtigen Dinge - und wer mich kennt, der weiß, dass ich Fokus für einen sehr entscheidenden Erfolgsfaktor halte!

4. Sollten aber doch weitere interne Kommunikationskanäle nötig sein, dann empfehle ich Twist, das im Gegensatz zu Slack tatsächlich Wert auf asynchrone Kommunikation legt und durch die Nutzung sogenannter “Threads” wesentlich übersichtlicher und vor allem auch gut durchsuchbar ist. Dadurch kann eine Kommunikation zu einem bestimmten Thema sogar auch nach Jahren noch gut gefunden werden.
Twist kommt übrigens aus dem gleichen Hause wie Todoist - einer der führenden Taskmanager, der sich ebenfalls über die letzten Jahre zu einer echten Projektmanagement-Lösung gemausert hat.

5. Zur Terminverwaltung und wechselseitigem Zugriff auf persönliche und Team-kalender empfehle ich den Google-Calendar, der funktioniert einfach, stabil und zuverlässig und kommt dabei schlicht und elegant ohne überflüssigen Schnickschnack aus.
und

6. Für Video-Meetings einzeln oder im Team ist Zoom sicher eine der stabilsten Lösungen und ebenfalls uneingeschränkt empfehlenswert.

Wie gesagt, dass waren nur meine persönlichen Empfehlungen... Es mag sein, dass du mit anderen Lösungen ebenso gut oder besser zurecht kommst, je nachdem, worauf du mit deinem Team die Prioritäten legst.
Wenn du dich an den grundsätzlichen Prinzipien zum Aufbau einer klaren und effizienten digitalen internen Kommunikation orientierst, spielt es letztlich keine allzu große Rolle, für welches konkrete Tool du dich im Einzelnen entscheidest…
Hier können durchaus auch persönliche Vorlieben oder z.B. eine bereits vorhandene Infrastruktur eine Rolle spielen.

Ich habe mich bei der Auswahl - neben den grundsätztlichen Prinzipien - nicht zuletzt von 3 Kriterien lenken lassen, die ich insbesondere bei der Einbindung von Remote-Teams, externen Mitarbeitern oder virtuellen Assistenten für entscheidend erachte:

1. Ich setzte schon seit Langem auf Cloud-basierte Dienste und damit v.a. auf die Unabhängigkeit von eigenen, selbstgehosteten Servern

2. Die von mir empfohlenen Tools sind plattformunabhängig nutzbar, also sowohl auf Windows, als auch MacOS-Systemen einsetzbar und ebenfalls auf verschiedenen Geräte-Kategorien, vom Desktop-Rechner über Laptopop oder iPad bis hin zum Smartphone - Im besten Falle sind sie sogar ohne eigene App direkt über den jeweiligen Standard- Browser nutzbar

3. das Design und die sogenannte User-Experience müssen stimmen, d.h. ich finde es wichtig, dass die Tools sowohl optisch als auch von der Funktionalität her nicht nur Sinn machen, sondern, dass die Arbeit damit sogar Spaß macht, sich angenehm anfühlt und bestenfalls die eigene Kreativität fördert.

Und zum Schluss noch einmal eine kurze Zusammenfasung der wichtigsten Punkte:
Unabhängig, für welche Tools du dich entscheidest, um deine firmeninterne Kommunukation auf das nächste Level zu bringen:
Entscheidend ist, die grundlegenden Prinzipien für eine klare und effiziente Kommunikation zu beherzigen.
Hier noch einmal die wichtigsten 8 Punkte:

1. Nutze, wenn möglich, kontextbasierte Kommunikation

2. Setzte bevorzugt asynchrone Kommunikationskanäle ein

3. Verzichte bei der Auswahl des geigneten Tools auf Perfektion.

4. Setze pro Aufgabenbereich nur ein Tool ein

5. Erlaube jedem Mitarbeiter, weiterhin seine persönlichen Lieblings-Tools zu nutzen, aber bestehe darauf, sobald Informationen geteilt werden, dass dies nur über die festgelegten Kanäle und Formate erfolgt

6. Nutze für die letztendliche Auswahl der geeigneten Tools die Expertise deiner Mitarbeiter und binde sie angemessen in die Entscheidungsfindung mit ein und

7. Erlaube - wenn nötig - Ausnahmen, z.b. in einzelnen Teams oder Abteilungen, aber definiere diese eindeutig und setze klare Grenzen
Falls du Fragen zu den einzelnen empfohlenen Tools hast oder selbst etwas empfehlen kannst, was die Kommunikation in deinem Team wirklich vorangebracht hast, dann freue ich mich auf eine Rückmeldung von dir!

Du kannst mir gerne eine E-Mail schreiben an
christof@christofglade.de oder
du schreibst einfach in das Kommentarfeld auf der Blog-Seite zu dieser Folge unter:
christofglade.de/podcast20

So oder so - ich freue mich, von dir zu hören!

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.

Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #020 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]