Business Dojo Podcast #019

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 19 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um ein klassisches Thema im Bereich “Selbstmanagement”, nämlich darum, wie ich mich persönlich selbst digital organisiere und warum ich dabei auf Computer und Laptop verzichte….
Und natürlich, was ich stattdessen nutze…
Und außerdem gebe ich einen kurzen Zwischenstand durch zu meinem Selbstversuch “4 Wochen ohne E-Mail-App auf dem iPhone”, den ich letzte Woche in der Folge 18 gestartet habe….
Da bin ich ja ins kalte Wasser gesprungen und habe während der Folge alle E-Mail-Apps von meinem iPhone gelöscht...
Und wie es mir in der erste Woche dieses “Mobilen-E-Mail-Entzugs” gegangen ist, darüber berichte ich jetzt gleich…

Ja - mein Selbst-Experiment “4-Wochen-Ohne E-Mail-App auf meinem iPhone” läuft jetzt seit genau einer Woche: Zeit also, eine erste kleine Zwischenbilanz zu ziehen…

Ich muss gestehen, am Anfang war ich schon etwas nervös und besonders am ersten Tag fühlte mich öfter mal unbehaglich - ja, tatsächlich vielleicht wie bei einer Art Entzug… das stelle ich mir zumindest so ähnlich vor… Obwohl ich wusste, dass ich meine E-Mails ja üblicherweise zwei mal am Tag an meinem Rechner bearbeite und dadurch generell nichts verpasse, was wichtig sein könnte, war es trotzdem so, dass sich anfangs so ein Gefühl einstellte von “oha, jetzt, wo ich auch zwischenzeitlich nicht mal mehr kurz auf meinem Handy prüfen kann, ob eine vermeintlich wichtige E-Mail eingegangen ist… hoffentlich verpasse ich da nichts…”

Diese völlig irrationale Angst, etwas Wichtiges verpassen zu können, die sogenannte “FOMO”, also “Fear of missing out”, die hat mich dann - das muss ich zugeben - auch einige male plötzlich überkommen.

Das hat aber zum Glück schnell nachgelassen und so kam es zu einem ersten komplett E-Mail-freien Sonntag, denn private E-Mails habe ich durchaus auch vorher am Wochenende per iPhone gelesen und manchmal sogar beantwortet.

Also, das ist mir dadurch nochmal klar geworden, dass ich auch bei privaten E-Mails gut daran tue, diese ebenfalls nur zu bestimmten Zeiten zu bearbeiten… Das habe ich mir dann jedenfalls vorgenommen.

Dann gab es ein paar Tage später nochmal eine Situation, in der ich meine iPhone-E-Mail-App wirklich vermisst habe, nämlich als es um eine Hotel-Reservierung ging, wo mir die Bestätigung natürlich per E-Mail gesendet wurde und als ich diese dann unterwegs noch einmnal anschauen wollte, kam ich nicht sofort an die Informationen ran, wie ich das sonst gewohnt war.

Aber das war sicherlich eher eine Ausnahme-Situation und die war auch gut handelbar, denn natürlich konnte ich die E-Mail über die entsprechende Webseite dann auch von meinem iPhone aus öffnen…. Nur eben nicht ganz so komfortabel wie über die gewohnte E-Mail-App…

Und ich habe dann eine noch bessere Lösung dafür gefunden, nachdem ich darüber nachgedacht habe, um welche Art von” Bearbeitung” es bei dieser E-Mail mit der Reservierungsbestätigung ging…
Wie sagte schon mein früherer Literatur-Professor in seinem Seminar immer gerne:
“Erst muss einem etwas auffallen, dann muss einem etwas einfallen…”

Es ging ja bei der Reservierungsbestätigung nur darum, Zugriff auf diese E-Mail zu haben als Dokument, also genauer gesagt, ging es um die Frage, wie komme ich denn komfortabel - auch unterwegs - an wichtige digitale Dokumente.

Und schnell wurde mir klar, dass diese E-Mail-Bestätigung natürlich in meine digitale Dokumentenablage gehörte, auf die ich heute beim Thema digitales “Selbstmanagement” ja ohnehin noch eingehe.
Denn dafür nutze ich schon seit vielen Jahren die App “Evernote” - das ist sozusagen mein digitaler Aktenschrank, den ich vor Jahren einmal aufgesetzt habe, als ich mich auf den Weg zum papierlosen Büro gemacht hab…

Und dann ist mir noch einmal die sehr nützliche Funktion in Evernote eingefallen, dass ich E-Mails direkt aus meiner E-Mail-App, also von meinem Laptop oder meinem iPad aus weiterleiten kann an meine persönliche “Evernote-E-Mail-Adresse”... und schon landet diese Mail in meiner Evernote-Inbox. Und auf Evernote kann ich mittels der App auch von meinem iPhone aus zugreifen… und schon hatte ich die Hotel-Reservierung wieder ganz komfortabel im direkten Zugriff auf dem Handy.

Also mein erstes kurzes Resümmee nach einer Woche ohne E-Mail-Apps auf dem iPhone... ich werde noch konsequenter E-Mails, die ich archivieren möchte, an Evernote weiterleiten und ich weiß, dass ich auch unterwegs notfalls über den etwas umständlicheren Weg über die entsprechende Webseite auch auf meine E-Mails noch zugreifen kann…
Von daher setzte nach einigen Tagen durchaus eine Entspannung ein und der Drang, in gewissen Situationen zwischendurch nochmal E-Mails zu checken, ist deutlich zurückgegangen…

Mal sehen, wie es in den nächsten Wochen läuft mit meinem kleinen Selbstversuch - ich werde dich auf dem Laufenden halten….

Weiter geht es mit einem wichtigen Teilbereich des Themas Selbstmanagement, nämlich der Frage, wie ich mich persönlich digital organisiere. Dabei möchte ich heute zunächst auf die wichtigsten 3 Punkte eingehen, in einer der nächsten Folgen werde ich das dann nochmal etwas erweitern auf die wichtigsten Apps, die ich zusätzlich noch verwende…

Ich hatte ja bereits angekündigt, dass ich in meinem Alltag, also bei der überwiegenden Zahl meiner täglichen Aufgaben und vor allem bei organisatorischen Fragen und strategischer Planung auf die Verwendung eines Computers in Form eines Desktop-Rechners im Büro oder auch eines Laptops bewusst verzichte.

Warum mache ich das und warum kann ich das nur empfehlen, besonders, wenn du Führungskraft, Unternehmer oder Selbständiger bist?

Ganz einfach, weil ich fest davon überzeugt bist, dass du als Unternehmer oder Unternehmerin vor allem an deinem Unternehmen arbeiten solltest und nicht in deinem Unternehmen.
Am Unternehmen zu arbeiten, dazu gehören vor allem Dinge, wie z.b. die Vision des Unternehmens zu verantworten und weiterzuentwickeln. Also, festzulegen, wie sieht mein Unternehmen in 5, in 10 oder in 20 Jahren aus - was ist der Sinn und Zweck des Unternehmens, welche Werte sind dabei wichtig, welche Ziele, welche Führungskultur, wie entwickelt sich das Team und vor allem, welchen Nutzen bringt das der Welt...

Am Unternehmen zu arbeiten, heißt also vor allem, die Vision, die Ziele und die Strategien festzulegen und auszuarbeiten, Hindernisse zu erkennen, Herausforderungen angemessen zu begegnen, Chancen zu erkennen und zu nutzen und die Weichen für die Zukunft richtig zu stellen…
Dazu braucht es in der Regel keinen großen Computer, nicht mal einen Laptop - und deshalb nutze ich auch keins von beiden, sondern lediglich mein iPad.
Das hat den großen Vorteil, dass es reduziert ist auf das Wesentliche und ich damit sehr fokussiert an den wichtigen Dingen arbeiten kann.

Sobald ich spezielle Software oder Apps brauche, die nicht auf dem iPad funktionieren, ist das für mich schon ein wichtiger Hinweis darauf, dass ich dann sehr wahrscheinlich eine Tätigkeit ausführe, mit der ich eher im Unternehmen arbeite, statt am Unternehmen.

Also - genauer gesagt - erledige ich dann wahrscheinlich die Aufgaben einer Fachkraft, die ich bestenfalls auch an eine solche delegieren sollte.
Je nach größe deines Teams geht das vielleicht nicht immer - aber es kann eben ein guter Hinweis darauf sein, dass du gerade eine Arbeit erledigst, für die deine Zeit als Unternehmer eben eigentlich zu schade ist. Denn wenn du Facharbeiten ausführst, wer soll dann in dieser Zeit das Unternehmen führen und in die richtige Richtung lenken?

Die meisten Führungsaufgaben sind - meiner Erfahrung nach - allein mit einem iPad bestens zu erledigen.
Ich arbeite tatsächlich auch sehr viel handschriftlich mit dem iPad und dem ApplePencil - warum, darauf komme ich gleich noch zurück… Und im Übrigen gibt es ja auch an Tastaturen fürs iPad eine große Auswahl - da nutze ich z.B. die standard-Blootooth-Tastatur von Apple, das sogenannte “Magic Keyboard”. Das hat einen integrierten Akku, den man per Lightning-Anschluss aufladen kann.

Und wo wir gerade bei den technischen Details, also der Hardware sind, ich benutze das iPad Pro mit 12,9 Zoll, was von der Bildschirmgröße fast einem MacBook Air entspricht und damit völlig ausreichend ist, sicherlich auch für Textverarbeitung…

Je - das ist also im Alltag mein wichtigstes Arbeitsgerät geworden und für alles, was ich dem Bereich Selbstmanagement und Führungs-Aufgaben zurechne, ist es sehr komfortabel und ermöglicht mir einen maximalen Fokus, um an meinen wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Ebenfalls vorstellen möchte ich heute die wichtigsten beiden Apps, die ich auf dem iPad nutze. Insgesamt nutze ich täglich sicher mindestens noch 4-5 weitere wichtige Apps, aber ich möchte mich heute auf 2 fokussieren, die am meisten mit meinem persönlichen Selbstmanagement zu tun haben, sozusagen am dichtesten an mir persönlich dran sind.
Nicht sprechen werde ich in dieser Folge über Apps, die ich zwar ebenfalls täglich nutze, die aber mehr mit der Organisation von Projekten, Aufgaben und Terminen zu tun haben… um die wird es dann in einer der nächsten Podcast-Folgen gehen.

Für mein Selbstmanagement am wichtigsten sind sicher diese beiden Apps:
Evernote - darüber hatte ich vorhin schon etwas gesprochen und
Good Notes.
Beide sind für das iPad als App verfügbar, lassen sich aber auch auf anderen Geräten, wie z.B. Desktop-Rechner oder Laptop nutzen - sowohl auf Windows oder MacOS- und mit diesen auch synchronisieren.

Für beide Apps möchte ich jeweils die folgenden 4 Fragen beantworten:
Was ist es?
Wofür nutze ich es?
Was sind die wichtigsten Funktionen?
Und Wieviel kostet das?

Ich fange mit Evernote an:
Evernote ist ursprünglich eine App für das Verwalten und Organisieren von Notizen.
Ich sage hier ursprünglich, weil der Begriff “Notizen” hier sehr weit zu fassen ist, d.h. gemeint sind damit nicht nur eigene Notizen, sondern vor allem Dokumente in verschiedenen Formaten, also z.B. PDFs, Fotos, Websiten, Checklisten, Office-Dokumente, usw.

Ich nutze es als “digitalen Aktenschrank”, also als Ablagesystem.
Ich würde sagen, es ist definitiv das wichtigste Tool, mit dem ich vor einigen Jahren auf den Weg ins papierlose Büro gestartet bin.

Es arbeitet außerdem nahtlos zusammen mit der Scanner-App von Scannable und auch mit diversen Hardware-Scannern, also Tisch-Geräten, z.B. von Fujitsu - glaube ich - die ich aber selbst seit einiger Zeit nicht mehr nutze.
Die Scannable-App verwende ich auf meinem iPhone und wann immer mir Dokumente in Papierform über den Weg laufen, die ich aufheben möchte, dann scanne ich sie mit Scannable und mit einem Knopfdruck werden sie dann automatisch zu Evernote weitergeleitet, standardmäßig erst einmal in die Inbox und von dort aus bearbeite oder archiviere ich sie dann.

Also auch alle steuerrelevanten Belege, Rechnungen, die Geschäftspost, aber auch alles, was privat von belang ist, bewahre ich in diesem digitalen Aktenschrank auf.
Außerdem sammle ich neue Ideen und Einfälle ebenfalls in Evernote, manchmal nur in Stichpunkten, manchmal in verschiedenen Phasen der Ausgestaltung, je nachdem wie es Sinn macht… Z.B. liegt auch der Redaktionsplan meines Podcasts hier vor und wenn ich Blogposts schreibe, habe ich hier ebenfalls verschiedene “Digitale Schubladen”, in die ich den jeweiligen Beitrag dann je nach Bearbeitungsstand einsortiere.
Und auch Privates, was mir aufhebenswert erscheint, landet in Evernote.
Toll ist z.B. auch, dass ich später sogar Photos im Nachhinein mit der mächtigen Suchfunktion von Evernote - auch in der Evernote-IPhone-App - nach Textinhalten durchsuchen kann.

Das ist z.B. praktisch, wenn ich mal irgendwo einen besonders guten Wein trinke, dann fotografiere ich schon mal das Flaschen-Etikett und - selbst, wenn ich nach einem halben Jahr nur noch weiß, dass das z.B. ein besonders leckerer Merlot gewesen ist, dann kann ich in der Suchfunktion von Evernote einfach das Wort Merlot eingeben und - ohne dass ich das Foto des Etikettes vorher verschlagworten musste, erkennt Evernote das geschriebene Wort “Merlot” im Foto des Etiketts und zeigt mir das dann als Suchergebnis an.

Und natürlich gilt das auch für alle PDF-Dukumente, die ich z.B. per Scannable-App in Evernote gespeichert habe. Also - auch PDF-Dokumente sind komplett durchsuchbar (zumindest in der Version, die ich benutze, ich glaube in der Einstiegsvariante gibt es dieses Feature noch nicht - aber allein deshalb lohnt sich eine der kostenpflichtigen Versionen).

Und damit habe ich auch schon die wichrigsten Funktionen genannt…
Also, natürlich kann ich auch alles in einer Ordnerstruktur unterbringen, mir also für verschiedene Notizen oder Dateien eigene Ornder machen, z.B. Berzflich und Privat.
Ich kann ebenfalls unendlich viele eigene Tags erstellen und später dann die Notizen anhand von Tags gruppieren, usw.
Seitdem ich das nutze gibt es bei mir nur noch ganz wenige Dokumente aus Papier, die ich tatsächlich aufbewahre - eigentlich nur noch Urkunden oder ähnliches, wo es gesetlich vorgeschrieben ist, ein Original aufzubewahren, aber das kommt ja nicht allzu häufig vor…
Übrigens - das ist vielleicht noch wichtig - kannst du per Link auch Dateien für außenstehende freigeben, die selbst nicht evernote benutzen…

Kommen wir zum Kostenpunkt:

Es gibt eine kostenlose Basic-Variante, mit entsprechend etwas eingeschränktem Funktionsumfang…

Dann folgt die Premium-Variante, in der schon das eben geschilderte Durchsuchen von Fotos, PDfs und Office-Dokumenten möglich ist und die ich daher empfehlen würde - zumindest, wenn du überwiegend alleine arbeitest und nur gelegentlich Dokumente an dritte freigeben musst.
Diese Premium: VAriante von Evernote kostet momentan 6,99 EUR pro Monat.

Und dann folgt die Business-Variante, die auch die Team-Nutzung und Verwaltung ermöglicht, d.h. du kannst dann verschiedene Bereiche auch für einzelne Teammitglieder freischalten, so das jeder im Team immer an die Informationen gelangt, die er oder sie braucht.
Damit ist es ein leichtes, eine Wissensdatenbank aufzubauen, die komplett durchsuchbar ist und z.B. wiederkehrende Arbeitsabläufe zu dokumentieren, damit z.B. auch neue Mitarbeiter oder Aushilfen schnell und automatisiert eingearbeitet werden können.
Einmal in Evernote hinterlegt, geht dann keine Information mehr verloren.
Diese Business-Variante kostet aktuell 13,99 EUR pro Nutzer und Monat.

Ja, soviel erstmal zu einer der beiden wichtigsten Apps, die ich täglich nutze.
Gleich gehts weiter mit der App GoodNotes, die all meine handschriftlichen Notizen verwaltet und noch einiges mehr….

Ja- kommen wir also zu GoodNotes, genauer gesagt GoodNotes 5, wie die aktuelle Version heißt.
Goodnotes ist vor allem ein digitales Notizbuch für handschriftliche Notizen und außerdem eine App, die PDFs verwaltet, vor allem solche, die annotiert werden, also, PDF-Vorlagen, die ich z.B. handschriftlich ausfüllen oder bearbeiten möchte.

Jetzt fragst du dich vielleicht: Moment, PDFs speicherst du doch bereits in Evernote, wieso jetzt noch eine 2. App für PDFs, dann kommt man doch früher oder später durcheinander und findet wieder nichts.

Also, bei mir folgt das einer ganz einfachen Regel:

PDFs, die ich handschriftlich aktuell noch bearbeite oder annotieren möchte, die befinden sich bei mir in einem entsprechenden Ordner innerhalb GoodNotes... Und PDFs, die ich lediglich aufbewahren, also archivieren möchte (und natürlich bei Gelegenheit auch schnell wiederfinden möchte, und das geht ja mittels Suchfunktion innerhalb weniger Sekunden) die landen dann bei mir in Evernote.

Ja, aber weitaus häufiger, also mehrmals täglich, nutze ich Good Notes als Notizbuch, in dem ich handschriftlich Notizen mache.
Das geht mit dem iPad Pro und dem Apple Pencil sehr komfortabel, fast genau so wie in einem Notizbuch aus Papier…
Übrigens nutze ich das auch in Meetings, wo ich es nach wie vor befremdlich finde, wenn ein Teilnehmer (insbesondere, wenn es sich um ein 1:1 Gespräch handelt) auf der Tatstatur zu tippen beginnt… das finde ich immer unangenehm… DAs machen ja auch heute noch leider die meisten Ärzte z.B., während sie mit dem Patienten sprechen, aus Gründen der Zeitersparnis dann bereits Notizen in den Computer einzugeben. Und das kann ich persönlich überhaupt nicht leiden. Und gerade in einem persönlichen Gespräch empfinde ich das als unhöflich.

Etwas anderes ist es, wenn jemand fragt, ob er sich während eines Gesprächst Notizen machen darf und das dann auch tut, aber eben nicht mit einem Computer auf dem Tisch, sondern mit einem bereitliegenden Notizbuch - oder eben alternativ einem iPad, was aber dann nicht zwischen uns steht, sondern nur eine Nebenrolle einnimmt, sodass sich die Gesprächspartner weiterhin anschauen können und in einem direkten Kontakt bleiben.

Was ist jetzt der Vorteil an einem solchen digitalen Notizbuch?
Erstens: Du hast tatsächlich immer alle Notizen dabei.
Ein Notizbuch aus Papier ist - auch wenn es ein besonders dickes und damit schon umständlich zu transportierendes Exemplar ist, es ist einfach irgendwann voll und steht dann höchsten noch zuhause oder im Büro im Regal.
Und früher oder später kommt der Punkt, wo du auf eine Notiz zugreifen möchtest, die nicht in deinem aktuellen Notizbuch steht, das du gerade dabei hast…

In GoodNotes kannst du unendlich viele Notizbücher in Ordnern anlegen und - was noch viel wichtiger ist: Du kannst deine handschriftlichen Notizen durchsuchen.
Denn es arbeitet mit einer sehr guten Handschrifterkennung.
So brauche ich üblicherweise auch gar keine riesige Ornerstruktur, sondern ich habe tatsächlich die meisten meiner Notizen genau in einem einzigen Notizbuch innerhalb GoodNotes. Das hat mittlerweile wahrscheinlich einige tausend seiten, was aber egal ist, da es komplett durchsuchbar ist - zumindest, wenn ich mich bemühe, einigermaßen leserlich zu schreiben. Bis jetzt habe ich so alle Notizen innerhalb weniger Sekunden wiederfinden können, auch solche, die schon einige Jahre alt sind.

Außerdem lassen sich in eine Notiz mühelos Bilder, Skizzen, Geometrische Formen usw. einbinden und ich kann beliebige Stellen meiner handschriflichen Notiz nicht nur ausschneiden, kopieren oder löschen, sondern sie auch in Sekunden in Maschinen-Schrift umwandeln und dann z.b. in eine E-Mail kopieren oder anderweitig weiterleiten, falls ich jemandem meine Handschrift mal nicht zumuten möchte, ihm aber trotzdem schnell die Informationen weiterleiten will.

Außerdem bietet GoodNotes seit der aktuellen Version 5 auch einen Präsentations-Modus, mit dem du z.B. direkt aus der App heraus über eine Apple-TV-Box auf einen großen TV-Monitor oder einen Baamer und eine Leinwand streamen kannst.
D.H. für eine Präsentation kannst du LIVE ein PDF oder eine Vorlage handschriftlich ausfüllen oder annotieren und diese - wie früher bei einem Overhead-Projektor - auf einen großen Monitor oder eine Leinwand projezieren. Dabei kannst du sogar den ApplePencil wie einen Laserpointer einsetzen, in dem du auf eine bestimmte Stelle des Dokuments zeigst.

Ich finde, für jemanden, der viel LIVE Präsentiert, ist allein diese Funktion schon den Kauf der App wert.
Die App GoodNotes5 gibt es z.B. für das iPad im AppleStore für 8,99 EUR.
Und auch auf dem Iphone oder dem Mac kannst du GoodNotes nutzen, natürlich werden deine Notizbücher im Hintergrund automatisch synchronisiert, wenn du das möchtest.

JA - zum Schlzss noch einmal eine kurze Zusammenfasung der wichtigsten Punkte:

1. ich empfehle, wenn du dich auf Führungsaufgaben und damit auf den Kernbereich deiner Tätigkeiten als Unternehmer oder Unternehmerin fokussieren möchtest, dann versuche, so wenig wie möglich auf einen Desktop oder Laptop-Computer zurückzugreifen…
Denn dort ist die Gefahr groß, dass du zu sehr IM Unternehmen arbeitest und zu wenig AM Unternehmen. Denn die Nutzung komplizierter Software ist häufig ein Indiz dafür, dass du gerade die Arbeit einer Fachkraft ausführst - und das ist etwas, was du im besten Falle delegieren solltest…

2. Nutze eine digitale Daten- und Dokumenten-Ablage, wie z.B. Evernote, damit du und evtl. auch deine Mitarbeiter auf alle relevanten Dokumente ortsunabhängig zugriff haben - das ist meiner meining nach der wichtigste Baustein des papierlosen Büros.
und
3. Meine Empfehlung für alle Arten von handschriftlichen Notizen - und ich bin selbst jemand, der vor allem was neue Ideen, Einfälle und auch das Tagebuch-Schreiben angeht, immer sehr gerne handschriftlich arbeitet - nutze dafür ein ipAd und die App Good Notes -
Ich habe vorher einige andere Methoden und Apps ausprobiert und kann nur sagen: Das ist meine absolute Empfehlung für handschriftliche und trotzdem digital durchsuchbare Notizen

Ja - ich hoffe, ich konnte dir damit einen nützlichen Einblick geben in 3 der wichtigsten Tiols meines Selbstmanagements… wie gesagt, über weiter Apps, die ich täglich nutze, werde ich in einer der nächsten Folgen noch genauer sprechen…

Falls du Fragen zu der Verwendung von Evernote oder Goodnotes oder dem iPad als Laptop-Ersatz hast, dann schreib doch gerne in die Kommentare. Dazu kannst du einfach auf die Seite dieser Podcast-Folge gehen und im Kommentarfeld deine Frage hinterlassen:
Die Seite zur Folge 19 findest du unter:
christofglade.de/podcast19

Ich freue mich über deinen Kommentar und werde versuchen, jede Frage zu beantworten.
Für heute sage ich vielen Dank, dass du dabei warst! Und alles Gute bis zum nächsten Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.
Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #019 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]