Business Dojo Podcast #018

Hallo und herzlich willkommen zur Folge 18 des Business Dojo Podcasts.
Ich bin Christof Glade.

Heute geht es um das Thema:
Firmen-interne E-Mails und warum ich die schon vor Jahren verboten habe

Und Außerdem lade ich dich ein zu meinem Selbst-Experiment, dass ich heute hier in dieser Folge starte:
Nämlich: 4 Wochen ohne…
E-Mail-App in meinem iPhone....

Ich werde also tatsächlich gleich ins kalte Wasser springen und während dieser Folge alle E-Mail-Apps von meinem iPhone löschen und damit einen 4-wöchigen Entzug starten von mobiler E-Mail-Nutzung. Und du darfst hautnah dabei sein und vorher erzähle ich natürlich, wie ich auf diese zugegebenermaßen - auch für mich gerade - etwas verrückte Idee gekommen bin...

Aber los geht´s gleich zuerst mit dem Thema firmen-interne E-Mails und warum ich dir empfehle, es so zu machen, wie ich es schon vor einiger Zeit getan habe und E-Mails innerhalb deiner Firma am besten komplett zu verbieten...

Ja - beginnen möchte ich mit einer kaum vorstellbaren Zahl, nämlich den weltweit täglich gesendeten und empfangenen E-Mails.
Hast du eine Vorstellung davon, wie viele das aktuell sind?
Es sind in diesem Jahr, also 2021, weltweit ca. 319 Milliarden pro Tag und die Tendenz ist weiter steigend, sodass die Statistik davon ausgeht, dass in 3 Jahren, also im Jahr 2024 die Zahl bereits um weiter 42 Milliarden zunimmt auf dann 361 Milliarden. Wie gesagt, wir sprechen hier über die täglich weltweit gesendeten und empfangenen E-Mails.
Geschätzte 361 Milliarden im Jahr 2024. Eine absolut verrückte Zahl, oder?

Es ist schon eine Weile her, ich glaub, das war vor ungefähr einem Jahr, da hatte ich darüber schon einmal einen Blog-Beitrag geschrieben, über die 5 größten Fehler im Umgang mit E-Mails - und wie du sie vermeidest...Wenn du magst, schau gerne einmal auf meinem Blog christofglade.de, dann findest du den Beitrag sicher schnell...
Das Thema bleibt also aktuell, das belegen ja auch die Zahlen, die ich eben angesprochen hab´ und daher möchte ich es auch heute noch einmal von einer etwas anderen Seite beleuchten.
Denn so oder so zeigt sich: Der sinnvolle Umgang mit E-Mails im Business wird - gerade mit Blick auf die weiter steigenden Nutzungszahlen - immer wichtiger.

Meiner Bobachtung nach haben die meisten Führungskräfte bereits heute schon häufig mit über 100 täglich eingehenden E-Mails zu tun, die natürlich nicht alle unbedingt beantwortet werden müssen, aber doch in irgend einer Art bearbeiten werden wollen… und dadurch häufig für ein Gefühl von Druck oder Unbehagen sorgen...

Vorab vielleicht kurz zusammengefasst: Die wichtigsten 3 Fehler, die du persönlich im Umgang mit E-Mails vermeiden solltest:

Fehler Nr. 1:
Deinen Tag bereits mit einem Blick auf deine E-Mails beginnen.
Das hab´ich tatsächlich früher auch ganz oft so gemacht…
Bis ich schließlich bemerkt habe, dass ich damit anderen Menschen erlaube, mich von meinen wichtigen Dingen abzulenken.
Ich habe dann beschlossen, selbst darüber zu bestimmen, wie ich meinen Tag beginnen möchte und wem oder was ich meine Aufmerksamkeit dabei schenke - und das war eine sehr wichtige Erkenntnis und etwas, das ich heute nicht mehr missen möchte.

Fehler Nr. 2
Zwischendurch am Tag immer wieder die E-Mails zu checken oder zu bearbeiten, ohne ein konkretes Zeitfenster dafür einzuplanen.

Dabei geht es ja erstmal grundsätzlich um zwei unterschiedliche Dinge.
Fangen wir mal mit dem Bearbeiten der E-Mails an:
Ich bearbeite E-Mails tatsächlich nur 2 mal am Tag, nämlich um 10 Uhr und ungefähr um 17 Uhr, denn das sind die Zeitfenster, die ich meinen beiden Arbeitstag-Routinen zugeteilt habe und die E-Mail-Bearbeitung ist jeweils ein Teil dieser Routinen.
Das heißt also ganz konkret: Vor 10 Uhr bearbeite ich keine E-Mails und nach 18 Uhr auch nicht mehr. Punkt.
Wie das genau gelingt, das würde an dieser Stelle zu weit führen, da mache ich sicher nochmal eine eigene Folge dazu….Aber du kannst dir sicher vorstellen: Das allein hat mir schon sehr viel Entspannung gebracht: Diese strikte zeitliche Grenz-Ziehung und das darauf Bestehen, dass ich der Herr über meine Zeit bin und niemand sonst.

Soviel zur “Bearbeitung”, zu der ja h äufig - abe reben nicht immer - auch eine “Beantwortung” gehört…
Grundsätzlich versuche ich, am Ende des Arbeitstages immer den sogenannten Inbox-Zero zu erreichen, also eine leere Inbox zu haben. Das schaffe ich - zugegeben - nicht immer ganz, aber manchmal gelingt es (und es ist mein erklärtes Ziel) und wenn es gelingt, fühlt es sich einfach fantastisch an…
Aber wichtig ist, dass es hierbei um das Bearbeiten und nicht um das “Checken” von E-Mails geht. Denn das ist etwas, was du absolut vermeiden solltest, dieses ständige zwischendurch nachschauen und einloggen ins E-Mail-Programm oder aufs Handy in deine E-Mail-App, um zu schauen, ob eine neue - vermeintlich wichtige - E-Mail eingetroffen ist und dann schnell die Betreffzeile lesen, vielleicht auch öffnen und etwas mehr lesen und so weiter…
Das ist fatal, denn es reißt dich regelmäßig aus dem Flow deiner Arbeit heraus, unterbricht dich bei den wichtigen Dingen, die du gerade tust und das solltest du nicht erlauben.

Also: Benachrichtigungsfunktion abschalten, den Zähler - beim iPhone ist das z.B. diese kleine rot leuchtende Zahl neben dem icon der Mail-App - ebnfalls abschalten!
Lass dich nicht zum checken verführen, denn dann lässt du es zu, dass du immer wieder abgelenkt wirst und diese Minuten der Ablenkung zusätzlich zu den weiteren Minuten, die du benötigst, um den Faden deiner Arbeit wieder aufzunehmen und die notwendige Konzentration wieder herzustellen - diese Minuten addieren sich in deiner Arbeitswoche schnell zu Stunden.

Und dann der 3. große Fehler im Umgang mit E-Mails…
Und damit kommen wir zum eigentlichen Thema dieser Folge:
E-Mails zur internen Kommunikation in deiner Firma zu nutzen.

Und damit meine ich die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander, oder zwischen dir und deinen Mitarbeitern … unabhängig davon, ob sie nun im Homoffice oder vor ort im Büro arbeiten.
Durch das vermehrte dezentrale Arbeiten in den letzten Monaten ist vermutlich die Zahl der E-Mails noch einmal drastisch angestiegen und die Lage dürfte sich weiter verschärft haben.

Firmen-Interne Kommunikation via E-Mail hat riesige Nachteile:

1. Unübersichtlichkeit
Es wird sehr viel Zeit damit vergeudet, die Information, die ich gerade benötige (und von der ich weiß, dass sie in irgendeiner E-Mail steckt) in der Masse der E-Mails zu suchen.

Klar - es gibt mittlerweile sehr gute Suchfunktionen in den E-MAil-Apps, aber wenn du in einem TEam arbeitest, in dem unterschiedliche Mitarbeiter die gleichen Informationen benötigen und von unterschiedlichen Orten und Systemen Zugriff darauf benötigen, dann multipliziert sich dieses Zeitverschwendung des Suchens natürlich schnell…
Und wenn sich dann noch jeder Mitarbeiter sein eigenes E-Mail-Ablage-System oder - noch schlimmer - ein eigenes System von Ordnern und Unterordnern anlegt, dann ist das Chaos schnell perfekt.. Am schlimmsten natürlich, wenn Mails dann sogar noch lokal auf dem jeweiligen Rechner gespeichert sind und daraus eine zusätzliche Abhängigkeit von einem physikalischen Ort oder Gerät entsteht…

Also, das war Punkt 1- die Unübersichtlichkeit und Zeitverschwendung aufgrund des Suchens nach benötigten Informationen.

Nachteil Nr. 2 bei der firmeninternen E-Mail-Kommunikation ist sicher die häufig unbedachte Verfielfältigung von Informationen und damit von Arbeit, indem ich “Sicherheitshalber” eine ganze Reihe von Kollegen in CC setze… Selbst wenn es dafür ein klares Regelwerk geben sollte, gehört doch viel Verständnis und Disziplin dazu, diese Regeln auch einzuhalten und letztendlich braucht es einen sehr bewussten und respektvollen Umgang mit der Zeit meiner Mitarbeiter oder Kollegen. Denn diese ganzen oftmals unbedacht versendeten E-Mails landen ja im Eingangskorb eines anderen und ich mute demjenigen zu, die E-Mail zu lesen und dann entscheiden zu lassen, ob sie für ihn oder sie auch tatsächlich relevant ist.
Wieder addieren sich Minuten verschwendeter Arbeitszeit und werden auf die Woche gesehen zu Stunden…

Nachteil Nr. 3:
Wenn ich dann auch noch erlaube, dass in internen E-Mails Dateianhänge versendet werden, die ihrerseits wieder wichtige Informationen enthalten, sei es als Word-Dokument, als PDF-Datei, oder was auch immer, dann wird das Chaos langsam perfekt…
Denn im Nu kursieren unterschiedliche Varianten und Versionen der gleichen Datei, Arbeit wird unnötigerweise doppelt oder dreifach gemacht oder die Dateien oder Dokumente sind schlimmstenfalls nicht dann zur Hand, wenn sie dringend benötigt werden. Weil sie z.B. von einem mobilen Gerät nur geöffnet, aber nicht bearbeitet werden können, oder weil - innerhalb eines Teams - zeitgleich mehrere an einer Datei arbeiten müssten - was aber gar nicht möglich ist, weil die Datei eben immer erst hin und her geschickt werden muss...

Diese 3 Hauptgründe sprechen klar gegen die Verwendung von E-Mail als Kommunikationsmittel innerhalb der eigenen Firma:
E-Mails sind also denkbar ungeeignet, dafür,
1. Informationen gut und auffindbar zu organisieren und abzulegen
2. sie sind - besonders wenn sie unbedacht an zu viele Menschen in CC versendet werden - eine echte Zumutung, weil sie unnötig die kostbare Zeit anderer verschwenden
und 3. sie sorgen, insbesondere, wenn sie zum Versand von Dateien benutzt werden, die zur Kollaboration gedacht sind, für erhebliche Mehrarbeit, weil früher oder später unterschiedliche Versionen in Umlauf gebracht werden und dadurch Fehler unvermeidbar sind.

Abhilfe schafft hier - meiner Meinung nach - nur eine klare sogenannte “No-E-Mail-Policy”, also ein striktes Verbot interner E-Mails.
Das habe ich schon vor einigen Jahren umgesetzt und kann es nur dringend empfehlen.

Viele Firmen machen das mittlerweile, manche sind dabei bei der Auswahl der Alternativlösungen allerdings auch vom Regen in die Traufe gekommen.
Viele nutzen ja z.B. Slack für Interne Kommunikation, sehen sich aber zunehmend bereits mit den schlechten Folgen konfrontiert, denn solche realtime-kommunikationskanäle, wie Slack, oder auch jede andere Form synchroner Kommunikation, erzeugt enorme Ablenkbarkeit.
Mehr noch, es entsteht ein regelrechter Druck - sogar noch größer als bei der E-Mail-Nutzung - ein Druck der sofortigen Reaktion… Dieser “Always-On-Zustand” wird forciert und das ist eine sehr ungünstige Nebenwirkung der sogenannten synchronen Kommunikation…

Denn es ist natürlich der Feind von fokussiertem Arbeiten über eine längere Zeitspanne und damit dem Erreichen von wirklich relevanten Ergebnissen.

Ich empfehle daher kein weiteres Forcieren von synchroner Kommunikation, sondern stattdessen die Einführung von kontextbezogener Kommunikation.

D.h. du sorgst am besten dafür, dass die Kommunikation dort stattfindet, wo auch die jeweilige Aufgabe bearbeitet wird. Dort, wo auch die Projekte und die einzelnen Tasks liegen und - bestenfalls auch die benötigten Informationen und Ressourcen nur einen Klick entfernt sind.

Eine Projektmanagement-Software ist hier in aller Regel der Schlüssel zum Erfolg, sofern sie die Kommunikation entsprechend einbindet…

Ich habe dabei sehr gute Erfahrung mit der App Meistertask gemacht.
Damit können - ähnlich wie bei Trello - Projekte und Aufgaben nach der Kanban-Methode organisiert werden.
Wenn du das noch nicht kennst:
Die Kanban-Methode wurde - glaub ich - ursprünglich in Japan von Toyota entwickelt und hat vor einigen Jahren dann im Projektmanagement Einzug gehalten.
Dabei werden auf einem sogenannten Board die verschiedenen Aufgaben als jeweils eine Karte in entsprechende Spalten sortiert und dann - je nach Bearbeitungsstand - in die nächste Spalte weitergeschoben…
Ein ganz einfaches Beispiel wäre mit 3 Spalten zu arbeiten: 1. Spalte: “zu Tun”, 2. Spalte “in Arbeit” und 3.Spalte “erledigt”.
So lässt sich dann der Arbeitsfortschritt sehr gut visualisieren. Und natürlich lässt sich jede Karte auch einem Mitarbeiter zuordnen und wenn dann alle gemeinsam auf die gleiche App zugreifen können, hat jeder immer den genauen Stand im Blick und sieht den Verlauf des Projektes und jedes einzelnen Schrittes immer klar strukturiert vor sich.
Und bei Meistertask ist das sogar nur der Anfang…

Denn ebenfalls findet auf der jeweiligen Karte auch die Kommunikation statt, d.h. ich kann dort einen Kommentar hinterlassen, der entsprechend von demjenigen, dem die Karte (und damit die Aufgabe) zugewiesen ist dann gelesen und beantwortet werden kann.
D.h. die Kommunikation findet dort statt, wo sie sinnvollerweise benötigt wird und nur zwischen den Mitarbeitern, für die das relevant ist.
Außerdem lassen sich die zugehörigen Dateien direkt mit der entsprechenden Karte und dem Proket verknüpfen, sodass auch alle zusätzlichen Informationen, die zur Bearbeitung der Aufgabe benötigt werden, immer nur einen Klick entfernt sind.

Meiner Erfahrung nach lässt sich durch die Nutzung eines solchen Systems und dem strikten Verbot der internen E-Mail-Kommunikation, also dem Durchsetzten einer klaren “No-E-Mail-Pollicy” je nach Branche mindestens eine halbe bis eine Stunde Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter einsparen… Wenn nicht sogar mehr...

Und klar - es gibt Ausnahmen: Wenn jemand im Kundenservice ist und der auf der Beantwortung von E-Mails beruht, hdann ist die E-Mail-Bearbeitung natürlich sein Job... Und auch die Kommunikation nach außen - zu Kunden, Lieferanten oder externen Dienstleistern - läuf tsicher nach wie vor überwiegend per E-Mail…
Aber für die interne Kommunikation - auch wenn du nur wenige Mitarbeiter hast - lohnt es sich, sofort über einen Umstieg auf kontextbezogene Kommunikation nachzudenken…

So - jetzt wird es auch für mich langsam ernst…
Denn ich komme zum anfangs versprochenen Selbstexperiment:
4 Wochen ohne E-Mail-Apps in meinem iPhone.
Bei den beruflichen E-Mails ist mir das ja bisher schon recht gut gelungen, diese nur noch zu festgelegten Zeiten zu bearbeiten und so gut wie gar nicht mehr zwischendurch zu checken… Aber manchmal werde ich dann eben doch schwach, insbesondere, wenn ich z.B. unterwegs bin zu einem Termin und öffentliche Verkehrsmittel nutze … schwupp, habe ich dann doch das iPhone in der Hand öffne eine der E-Mail-Apps…

Ja, ich nutze da tatsächlich mehrere, getrennt für berufliche und private Mail-Accounts z.B.

Das hat mich schon sehr darin unterstützt, nicht versehentlich beim checken meiner Privaten E-Mails abends dann doch noch berufliche E-Mails zu lesen oder auch nur angezeigt zu bekommen…
Daher also mehrere E-Mail Apps…

Und obwohl es damals einer der wichtigsten Gründe war, mir mein erstes iPhone zuzulegen - um unterwegs komfortabel E-Mails zu bearbeiten - weiß ich es heute definitiv besser… Bearbeiten tu ich die ja unterwegs eh so gut wie nie - lesen ja … was aber zur Folge hat, dass ich die gleiche E-Mail früher oder später mehrfach lese, denn in meinem E-Mail-Bearbeitungs-Zeit-Slot muss ich sie ja dann wieder öffnen, lesen, weiterverarbeiten, usw.

Es ist also an der Zeit, einmal herauszufinden, ob eine E-Mail-App für mich auf dem iPhone überhaupt Sinn macht und wie es sich wohl anfühlt, wenn ich keine mehr nutzen kann, weil ich sie tatsächlich gelöscht habe…

Und diesem mobilen E-Mail-Entzug werde ich mich jetzt für 4 Wochen aussetzen und zwischenzeitlich darüber berichten, wie es mir damit so geht…
Also jetzt gerade, das muss ich zugeben, bin ich schon etwas nervös…

Ich nehme mir jetzt also mein iPhone… Soo… und da habe ich diesen Ordner ganz prominent unten im Dock liegen mit den Apps von Apple-Mail, Spark und GMail…
So, ich halte jetzt den Startbildschirm gedrückt und da fangen auch schon alle App-Symbole, diese Icons an zu zittern und bekommen oben links so ein kleines -Zeichen angehängt und ja, wenn ich da jetzt draufdrücke, dann werde ich nochmal gefragt:

“App löschen?” …. und dann ….
und das mache ich jetzt nochmal …

und….

und jetzt auch die letzte, das ist G-Mail, das ich für meine wichtigsten beruflichen Mails nutze … so… puh, jetzt muss ich tatsächlich schlucken, denn gleich werde ich auf meinem iPhine keinerlei E-Mails mehr abrufen können…
Also 3,2,1…. gelöscht

Ich bin gespannt, wie sich das wohl über die nächsten Tage anfühlen wird… ist das die erhoffte Befreiung von der Dringlichkeits-Sucht… wie ist das für´s EGO, wenn da diese sofort verfügbare unbewusste Bestätigung wegfällt, dass ich wichtig bin, weil jetzt schließlich gerade jemand auf meine Antwort wartet….
Tja: Ich bin gespannt und ich verspreche: Ich werde dich auf dem LAufenden halten, wie dieses Selbst-Experiment weitergeht und ob und wie sich mein Leben dadurch verändert….

Übrigens, an dieser Stelle habe ich noch eine Bitte an dich:
Wenn dir mein Podcast gefällt, dann freue ich mich sehr über deine 5-Sterne-Bewertung und natürlich auch über deinen Kommentar bei Apple Podcasts.

Da das gar nicht so ganz selbsterklärend ist, wie man erwarten könnte, beschreib ich hier mal kurz, wie du das am schnellsten machen kannst….

Also, wenn du die ApplePodcasts App zum Beispiel auf deinem iPhone nutzt, dann öffnest du sie und suchst zuerst den Business Dojo Podcast.
Falls du ihn noch nicht abonniert hast, ist das jetzt natürlich auch DIE GELEGENHEIT, ihn zu abonnieren... Denn es wird es auch schon mal eine Special-Folge zwischendurch geben und die verpasst du dann nicht. Also Schritt 1: Abonniere den Business Dojo Podcast.

Und dann, um eine Bewertung abzugeben, gehst du einmal zur Hauptansicht des Podcasts…
Das gelingt auf mehreren Wegen, z.B. entweder, wenn du das Lupen-Symbol zum suchen benutzt, dann ”Business Dojo” eingibst und dann auf das unter der Rubrik “SENDUNGEN” angezeigte Cover klickst…

Dann kommst du zur Hauptansicht.

Oder - wenn du ihn schon schon abonniert hast, dann findest du ihn auch, wenn du unten auf das Symbol “Mediathek” klickst und dann auf “Sendungen”, dann wird dir das Business-Dojo-Podcast-Cover in deiner Mediathek, also der Liste all deiner abonnierten Podcasts angezeigt, dann einfach durchsscrollen bis du das Business-Dojo-Cover siehst, nochmal draufklicken und du bist in der Hauptansicht…

In dieser Hauptansicht siest du in den oberen 2 Dritteln des Bildschirms dann die aktuelle Folge mit einer Kurzbeschreibung darunter und dann eine Liste mit ungefähr 8 weiteren verfügbaren folgen…

Diese Liste musst du jetzt einmal durchscrollen bis ganz unten und dann siehst du ein Feld mit Bewertungen und Rezensionen….
Und jetzt bist du gleich am Ziel…

Denn unter der Zeile mit den Kärtchen, auf denen in Textform die Rezensionen stehen, dort befindet sich dieses kleine Quadrat mit dem Stift drin und daneben steht “Bewerten”.
Und wenn du das anklickst, dann öffnet sich ein neues Fenster.
Dort kannst du dann über die Leiste mit den Bewertungs-Sternen wischen, bis alle Sterne - also natürlich nur, wenn dir der Podcast super gefällt - bis also alle fünf sterne farbig ausgefüllt sind und dann kannst du noch einen kommentar hinterlassen, was dir besonders gut gefallen hat… und dann zum schluss noch auf senden klicken und schon ist deine Bewertung fertig!

Das wäre wirklich toll, wenn du dir dafür gleich einmal eine Minute Zeit nehemn könntest! Denn dadurch wird der Business Dojo Podcast in der Vielzahl der Podcasts besser gerankt und so können ihn langfristig mehr Hörerinnen und Hörer finden und hören…

Ja - und wenn du am Computer, zb. Am Laptop über den eigebauten Player auf meiner Website hörst, auch kein Problem, dann kannst du in deinem Browser auch zu Apple Podcasts gelangen… wie das genau geht, das habe ich . ebenso wie die kurze Anleutung von eben - auch noch einmal schriftlich zusammengefasst unter
christofglade.de/bewertung… da kannst du es also gerne noch einmal nachlesen, falls du mit der Abgabe einer Bewertung irgendwelche Schwierigkeiten bekomms.
DAnn also einfach die kurze Anleitung lesen unter:
christofglade.de/bewertung

Also, ich freu mich über jede Bewertung und verspreche, ich lese jede Rezenssion!

Für heute sage ich tschüss und danke, dass du dabei warst!
Ich hoffe, wir hören uns wieder am kommenden Samstag, denn dann erscheint - wie immer - die nächste Folge des Business Dojo Podcasts.

Bis dahin wünsche ich dir eine produktive Zeit!

[Transkript des Business Dojo Podcasts #018 | www.christofglade.de | © Christof Glade 2021]